اولین گام در انجام یک آنالیز پورتفولیو ، تعریف مناسب اهداف یا همان Business drivers است.
این گام از آن جهت اهمیت فراوانی دارد که در نهایت پروژه های شما با توجه به میزان تاثیراتی که بر این اهداف دارند رتبه بندی شده و بر این اساس تعیین میشود کدام پروژه ها برای اجرا در سبد پروژه های سازمان قرار گیرند. اما تعریف اهداف استراتژیک در آنالیز پورتفولیو ، قواعد خاصی دارد که رعایت آنها موجب میشود در نهایت خروجی مناسبی از سامانه دریافت نمایید. در ادامه به مهمترین این موارد اشاره میشود.
اولین گزینه ای که باید به هنگام تعریف اهداف سازمانی در نظر گرفت این است که این اهداف میبایستی قابل اندازه گیری باشند. این نکته از آن جهت اهمیت فراوانی به خود میگیرد که تنها در صورتی که بتوان میزان تحقق یک هدف را اندازه گیری کرد ، میتوان تاثیر یک پروژه را بر روی این هدف تعیین نمود. ممکن است اهدافی برای سازمانتان تعریف شده باشند که این شاخصه یعنی قابلیت اندازه گیری در آنها وجود نباشد ، در این حالت ساده ترین روش عبارت است از شکستن هدف بزرگتر به اهداف کوچکتر و قابل اندازه گیری و سپس تعیین میزان تاثیر پذیری هدف کلان از هرکدام از اهداف خرد.
نکته دیگری که در خصوص تعریف اهداف استراتژیک بسیار مهم است، شفافیت هدف تعریف شده است. اهداف میبایستی آنقدر شفاف و واضح تعریف شوند که بدون هیچ توضیح اضافی برای هر فردی قابل درک باشند. بسیاری از مثالها برای آنالیز پورتفولیو را میتوان مشاهده نمود که اهدافی چون “گسترش سهم بازار” یا “افزایش کیفیت محصول” در آنها تعریف شده است . این اهداف با وجود سادگی در بیان ، به اندازه کافی شفاف نیستند. بدین معنا که مثلاً وقتی ما از گسترش سهم بازار صحبت میکنیم بایستی دقیقاً میزان سهم بازار مورد نظر و قسمتی از بازار را که مد نظر ما است بیان نماییم و یا زمانی که از افزایش میزان کیفیت محصول صحبت میکنیم بایستی این کیفیت به شاخصهای قابل اندازه کیری شکسته شود و میزان عددی مورد نظر خود را در تحقق این شاخص بیان نماییم.
بهتر است اهداف سازمانی را در ارتباط با زمان مشخصی تعریف کنید. به عنوان مثال در صورتی که در مورد افزایش رضایتمندی مشتریان در شاخص X تا میزان ۷۰ درصد هدفی تعریف میشود ، تعیین کنید که این هدف تا چه زمانی میبایستی تحقق یابد. این امر در نهایت باعث میشود شما بتوانید در بازه های زمانی مختلف آنالیزهای متفاوتی را بر روی سبد پروژه خود انجام داده و سبد پروژه خود را مجدداً تعریف نمایید.
یکی دیگر از مواردی که همواره می بایستی در تعریف اهداف سازمانی مورد نظر قرار گیرد ، تعداد این اهداف سازمانی میباشد. با افزایش تعداد اهداف سازمانی تعریف شده در پراجکت سرور ، علاوه بر کاهش دقت به هنگام ورود اطلاعات (میزان تاثیر هر پروژه بر اهداف و اولویت بندی اهداف نسبت به هم ) به دلیل نزدیک شدن اهداف به هم، بار محاسباتی زیادی برای سامانه ایجاد میشود. از سویی با کاهش بیش از حد تعداد اهداف سازمانی نیز میزان دقت خروجی سامانه زیر سوال میرود. از این رو معمولا توصیه میشود تعداد اهداف سازمانی بین عدد ۵ تا ۱۲ متغیر باشد. این امر موجب میشود علاوه بر ایجاد خروجی با دقت مناسب توسط نرم افزار ، بار محاسباتی سامانه نیز به حداقل رسیده و در عوض شما بتوانید آنالیزهای متفاوتی را از زوایای گوناگون بر روی پروژه های سازمانی خود انجام دهید.
برای تعریف اهداف استراتژیک مراحل زیر را به ترتیب انجام میدهیم:
۱- در محیط PWA از منوی سمت چپ بر روی Driver Library کلیک نمایید (در صورت عدم وجود این لینک آن را از طریق تنظیمات اضافه نمایید)
۲- در نوار ابزار بالای صفحه بر روی New کلیک کنید
۳- نام و توضیحات مربوط به هدف استراتژیک مد نظر را وارد نمایید
۴- در صورتی که هدف تعریف شده مربوط به دپارتمان خاصی است در قسمت Departments نام آنرا وارد نمایید (در صورت خالی بودن این قسمت ، هدف تعریف شده برای تمامی سازمان در دسترس خواهد بود.)
۵- در نوار ابزار بالای صفحه بر روی Save & Close کلیک کنید.
بعد از تعریف اهداف استراتژیک نوبت به اولویت بندی این اهداف و تعیین تاثیر پروژه ها بر آنها میرسد.
پست مرتبط :
متدلوژیهای رایج در مدیریت پروژه
پراجکت سرور و پایش اهداف سازمانی
سنجش اهداف سازمانی در پراجکت سرور
سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM
