جهت ایجاد و انتشار گردشهای کاری (Workflow) در یک سایت شیرپوینت 2013 بدون نیاز به هیچگونه کد نویسی می توانید سراغ ویزیو و شیرپوینت دیزاینر 2013 بروید. ویزیو 2013 و شیرپوینت دیزاینر 2013 انجام امور مشارکت و ساخت و طراحی گردشهای کاری را برای تحلیل گران کسب و کار ، مشاوران فرایندها و متخصصان فناوری اطلاعات بسیار ساده کرده است. هم Visio Professional 2013 و هم Visual Designer در شیرپوینت دیزاینر 2013 یک ارائه حرفه ای جریان گردش کار را در فرمتی که هم برای برنامه نویسان و هم غیر برنامه نویسان قابل درک باشد را ایجاد کرده اند.
با استفاده از ویزیو 2013 شما بصورت بصری قادر به ایجاد گردش های کاری در شیرپوینت وسپس انتقال آن از ویزیو به شیرپوینت دیزاینر و در نهایت انتشار آن گردش کاری در یک سایت شیرپوینت خواهید بود. پس از آنکه یک گردش کاری در ویزیو ایجاد شد، باید به شیرپوینت دیزاینر Export شود و سپس مالک یک سایت شیرپوینتی ، با استفاده از text editor گردش کار و یا Visual Workflow Designer پارامترها را اضافه می کند که یک کنترل نوع ActiveX برای ویزیو می باشد و در داخل شیرپوینت دیزاینر 2013 پس از تکمیل فرایند وجود دارد و می تواند در سایت شیرپوینت منتشر شود.
این کار برای تحلیل گران کسب و کار و مشاوران فرایند که آشنایی کاملی با فلوچارتها در ویزیو دارند، امری ایده آل است، زیرا به آنها اجازه می دهد تا گردش کاری را که مبین منطق کسب و کار است را طراحی کنند. شخصی که طراح گردش کار است، مثلا می تواند صرفا بر طراحی هوش تجاری کسب وکار تمرکز کند، بدون اینکه از دانش فنی طراحی فرایند آگاهی داشته باشد.
ویزیو 2013 دربردارنده الگوهای گردش کاری در شیرپوینت 2013 می باشد که می تواند جهت ساختن گردش های کاری در شیرپوینت 2013 بکار رود. الگوی گردش کاری شیرپوینت معمولا با سه مفهوم اصلی در ارتباط می باشند: Action های گردش کار ، شرطهای تعریف شده در گردش کار و اتمام دهنده های (Terminator) گردش کار. شکلهایی که در این الگو وجود دارند با فعالیتها و شرطهایی که می تواند در داخل شیرپوینت 2013 استفاده شود، مطابقت دارد. برای ساختن یک گردش کاری شما تنها نیاز به دراگ کردن شکلها به محیط اصلی ویزیو جهت مدل کردن منطق کسب و کار که پشت گردش کاری وجود دارد، می باشید.
گردش های کاری در شیرپوینت دیزاینر 2013 دیگر شامل مفاهیمی از Stage ها ، loop ها ، stepها می باشد. ایجادکنندگان گردش کار می توانند تعدادی از اکشن ها و شرط ها را جهت تعریف شفاف تر فرایند ، بعنوان یک واحد مستقل بصورت گروهی دریافت کنند. برای مثال می توانند در داخل فرایند یک مرحله یا گام جهت اخذ یک تایید یا ثبت یک سفارش تعریف شود. در داخل این مرحله گام / اکشنهایی وجود دارند که برای فرایند ضروری هستند. این مرحله/گام ممکن است خودش تنها یکی از اجزای فرایندی بزرگتر باشد و به کاربران اجازه دهدبا قراردادن تمام فالیتهای موجود در این مرحله در یک بسته کاری ، کل این مرحله اخذ تایید یا سفارش را بعنوان جزئی از آن فرآیند بزرگتر ببینند.
یک مرحله می تواند در بردارنده هر تعدادی از اشکال و شاخه ها باشد. می تواند تنها از طریق یک مسیر وارد مرحله شده و از یک مسیر هم خارج شود. تمامی اکشنها در گردش کاری می بایستی در یک مرحله قرار گیرند. اشکال Stage ها بوسیله اشکال container ها به تصویر کشیده می شوند. برای ایجاد ساختار یک Stage شما باید شکلی را بعنوان ورودی و خروجی آن در دو طرف container تعریف کنید که این شکها بیانگر مسیرهای اطلاعاتی وارد شده و خارج شده از این Stage می باشد. ویزیو 2013 و Visual Designer در شیرپوینت دیزاینر 2013 شکلهای ورود و خروج را هنگامی که شما برای اولین بار container را در محیط کاری می اندازید، اضافه می کنند.
Stage ها از قوانین زیر پیروی می کنند.
حلقه ها یک سری اشکال متصل هستند که بعنوان یک حلقه کار می کنند و این کار تا زمانیکه شرط حلقه برقرار باشد، از آخرین شکل در حلقه به اولین شکل ادامه می یابد.
Loop ها هم مانند Stage ها با استفاده از Container ها که دربردارنده شکلهای ورود و خروج هستند، ارائه می شوند. همچنین یک شکل حلقه نیازمند آن است که شکلی را بعنوان ورودی و خروجی آن در دوطرف Containerخود تعریف کرده ، که این شکلها بیانگر مسیرهای اطلاعاتی وارد شده و خارج شده از این Stage می باشد. ویزیو و شیرپوینت دیزاینر 2013 از دو نوع از حلقه ها پشتیبانی می کنند: حلقه هایی که به دفعات مشخصی تکرار می شوند و حلقه هایی که تا برقراری یک شرط ادامه می یابند.
حلقه ها از قوانین زیر تبعیت می کنند
مراحل یک سری اکشن های متوالی گروه بندی شده را ارائه می دهند. مراحل باید توسط یک Stage در برگرفته شوند. برای شکل Step جهت تعیین مسیر ورود و خروج اطلاعات، شکل ورود و خروج تعریف شود. هر دو این اشکال به شکل پیش فرض هنگامی که شکل در محیط اصلی ویزیو قرار می گیرد، افزوده می شود.
همه شکلهای اصلی در الگوهای گردشهای کاری شیرپوینت 2013 منطبق با اکشنها ، شرطها و سایر ساختارهای منطقی در فرایند گردش کاری شیرپوینت 2013 می باشد. برای ساختن یک گردش کاری شما باید شکلها را به صفحه اصلی ویزیو کشیده و همانند هر فلوچارت دیگری در ویزیو پس از اتمام ساخت فرایند گردش کاری در ویزیو ، قبل از اینکه بتوانید آنرا در شیرپوینت دیزاینر باز کنید، باید ذخیره کنید.جهت باز کردن الگوی گردش کاری شیرپوینت 2013 در ویزیو مراحل زیر را طی کنید.
1-ویزیو 2013 را باز کنید.
2- New را انتخاب کنید.
3- در قسمت Template Categories گزینه Flowchart را انتخاب کنید.
4- در قسمت Choose a Templat ، SharePoint 2013 Workflow را انتخاب کرده و Create را بزنید.
در این مرحله الگوی مدنظر باز شده و همراه با گام ها و مراحل نمایش داده می شود.
اعتبار سنجی فرایندها در ویزیو ساختاری مشابه سایر دیاگرامها دارد که در ویزیو تعریف می شوند. ویزیو با توجه به قوانین مشخصی ، دیاگرامها را چک کرده و در صورت مشاهده خطا لیستی از آنها را به کاربران می دهد تا آنها را برطرف کنند.
1- در زبانه Proces به گروه Diagram Validation رفته و گزینه Check Diagram را انتخاب می کنیم.
2- اگر هرگونه خطایی در گردش کار پیدا شود، پنجره Issues در زیر دیاگرام باز می شود.شکل مورد نظر را که منجر به بروز خطا در دیاگرام شده است را انتخاب کنید.
3- در لیست Issues ، هر خطای اعتبارسنجی که رخ داده است را برطرف کنید.پس از برطرف شدن تمامی خطاها ، دوباره Check Diagram را انتخاب کنید.
4- اگر هیچ خطایی در گردش کار یافت نشد، ویزیو پیغامی حاکی از اینکه اعتبارسنجی نمودار کامل شده نمایش خواهد داد. سپس شما می توانید فایل را ذخیره و آنرا در شیرپوینت دیزاینر Import کنید.
برخلاف الگوهای گردش کار شیرپوینت 2010 ، شما می توانید از گردش کارتان کپی گرفته و با پیش فرض فایل ویزیو ذخیره کنید و بوسیله شیرپوینت دیزینر آنرا باز نمایید.
از رویه زیر جهت ذخیره سازی یک گردش کار شیرپوینت در ویزیو بعنوان فایل vsdx. ویزیو که با شیرپوینت دیزاینر نیز باز شود ، استفاده کنید.
1- File را انتخاب کرده و سپس Save As را انتخاب کنید.
2- در قسمت Save As گزینه Save را انتخاب کرده و Browse را بزنید.
3- در پنجره Save محلی را جهت ذخیره سازی فایل انتخاب کرده و نامی برای آن قرار دهید.
4- دکمه Save را بزنید.
پس از آنکه شما پارامترهای اصلی کسب و کارتان را برای گردش کار شیرپوینت در ویزیو ایجاد و دیاگرام آنرا ذخیره کردید، حال می توانید در شیرپوینت دیزاینر 2013 ، فایل ویزیو را باز کرده و گردش کاری سایت شیرپوینت خود را ویرایش کنید. این فایل در بردارنده اسناد XML است که شیرپوینت دیزاینر 2013 قادر به تبدیل آنها به گردشهای کاری می باشد.
از رویه زیر جهت باز کردن یک سایت شیرپوینتی در شیرپوینت دیزاینر 2013 استفاده می کنیم:
1- شیرپوینت دیزاینر 2013 را باز کنید.
2- در قسمت Open SharePoint Site ، سایت مدنظر خود را باز کنید و Open Site را انتخاب کنید.
3- در پنجره Open Site ، سایت مدنظر خود را باز کرده و Open را بزنید.
هنگامی که سایت شیرپوینت 2013 باز شد ، شما می توانید دیاگرام vsdx. ویزیو را از داخل شیرپوینت دیزاینر 2013 باز کنید.
1-فایل را انتخاب کرده و بر روی Add Item کلیک کنید.
2- حال همانند زیر یک گردش کاری نوع لیست بسازید:
a. در قسمت Workflows گزینه List Workflow را انتخاب کنید.
b. در پنجره سمت چپ در قسمت List Workflow ، نامی برای گردش کاریتان تایپ کنید و لیستی را در سایت مورد نظر که می خواهید گردش کاری را در آن انتشار دهید، اتخاب کنید.
c. در لیست Choose the workflow platform for the new workflow گزینه SharePoint 2013 Workflow را انتخاب کرده و بر روی Create کلیک کنید.
3- حال گردش کاری سایت را همانند زیر ایجاد کنید :
a. در قسمت Workflows گزینه Site Workflow را انتخاب کنید.
b. در پنجره سمت چپ در قسمت Site Workflow نامی برای گردش کاریتان بگذارید.
c. در لیست Choose the workflow platform for the new workflow گزینه SharePoint 2013 Workflow را انتخاب کرده و بر روی Create کلیک کنید.
4- در زبانه Workflows در گروه Manage، بر روی Workflow Settings کلیک کنید.
5- در زبانه Workflow Settings در گروه Manage ، بر روی Import from Visio کلیک کنید.
6- در پنجره Import Workflow from Visio Drawing محلی را که فایل ویزیو مدنظر در آنجا قرار دارد را انتخاب کنید.
7- فایلی را که می خواهید باز کنید را انتخاب کرده و بر روی Open کلیک کنید.
هنگامی که شما یک فایل ویزیو را در شیرپوینت دیزاینر 2013 باز می کنید ، فایل در Visual Designer نمایش داده می شود. دیاگرام ویزیو 2013 تمامی شکل ها و متن ها را که در ویزیو ایجاد شده است در خود نگه می دارد.
اشکالی که در محیط طراحی بصری نمایش داده می شود دارای Action Tags می باشد. هنگامی که شما یک Action Tag را انتخاب می کنید، یک منوی آبشاری تمامی مشخصه ها برای آن اکشن یا شرط ها در گردش کار و مشخصه های آن را به نمایش می گذارد. این مشخصه ها ، مقادیر پارامترهایی را که مورد استفاده قرار گرفته اند را تعریف می کنند. مثلا اینکه کدام لیست ها از آن آیتم استفاده کرده اند؟ یا به چه آدرس هایی ایمیل ارسال می شود؟ یا از چه عملگرهای محاسبه ای استفاده شده است؟ و ....
هنگامی که شما مشخصه ای را که در لیست نمایش داده شده است را انتخاب می کنید، پنجره ای برای شما باز می شود که در آن می توانید تنظیمات آن مشخصه را شخصی سازی کنید. هنگامی که شما مشخصات را در داخل گردش کاری تنظیم کردید و آماده انتشار گردش کاری بودید، ابتدا باید گردش کاری را جهت برطرف کردن خطاهای شیرپوینت دیزاینر 2013 چک کنید. هنگامی که شما در ریبون، در زبانه Visual Designer بر روی Publish کلیک کردید، شیرپوینت دیزاینر 2013 بطور خودکار خطاها را چک می کند و اگر شما خواسته باشید می توانید بصورت دستی اینکار را انجام دهید.
1-از زبانه Visual Designer در گروه Save گزینه Check for Errors را انتخاب کنید.
2- اگر هر خطایی در گردش کاری پیدا شد، پنجره Issues در زیر Visual Designer باز می شود. برای انتخاب هر action، condition، connector، terminator، و یا container که منجر به خطا شده است هر بار این کار را انجام دهید.
3- هر خطای اعتبار سنجی را که در لیست Issues آمده است را برطرف کنید. پس از برطرف کردن تمامی خطاها دوباره Check for Errors را انتخاب کنید.
4- اگر هیچ خطایی در گردش کاری یافت نشد، شیرپوینت دیزاینر پیغامی حاکی از عدم وجود خطا در گردش کاری خوهد داد.
حال شما می توانید در لیست شیرپوینتتان گردش کاری را انتشار دهید. برای انتشار گردش کاری از شیرپوینت دیزاینر 2013 به زبانه Visual Designer رفته و در گروه Save بر روی Publish کلیک کنید. اگر هیچ خطایی در طی این فرایند اتفاق بیافتد، شیرپوینت دیزاینر 2013 شما را به Visual Designer برمی گرداند و در پنجره Issues خطاها را به شما نمایش می دهد.
پست مرتبط :
فراخوانی گردش کاری شیرپوینت 2010 از 2013
استفاده از محیط ویرایش بصری برای جابجایی گردشهای کاری در بین سایتها
پشتیبانی از قابلیت Copy-Paste در شیرپوینت دیزاینر
ذخیره سازی الگوی لیستها، سایتها و فرایندها
وجود مشکل در نمایش خطای فرآیند
اجرا کردن فقط یکی از فعالیت های موازی
معرفی محیط طراحی بصری در شیرپوینت دیزاینر 2013
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
