این اکشن در فرایند ساز نینتکس اجازه تخصیص یک وظیفه به یک یا چند کاربر را خواهد داد و خروجی مشخصی را درخواست می کند. لیست خروجی های ممکن بوسیله طراح فرایند تعیین می شود.
برای استفاده از این اکشن کافی است مراحل زیر را طی کنیم :
در نوار کناری فرایند ساز نینتکس بر روی Category کلیک کرده و یا در قسمت جستجو نام این اکشن را تایپ نمایید، سپس با انتخاب این اکشن می توانید آن را بسته به نیاز خود در هر جای فرایند کشیده و رها کنید. همچنین شما می توانید بصورت مستقیم بر روی یکی از نودهای موجود در فرایند کلیک کرده و با انتخاب گزینه Insert Action و سپس Category این اکشن را پیدا کرده و در همان نود درج نمایید.
1- کنار عنوان اکشن بر روی فلش کنار اکشن جهت باز کردن منوی آبشاری آن کلیک کنید
2- گزینه Configure را انتخاب کنید
3- بر روی آیکون اکشن دابل کلیک کنید.
این گزینه شامل تمامی کاربرانی که کار به آنها ارجاع خواهد شد، می باشد.
در این قسمت کاربران می توانند بصورت مستقیم با استفاده از نام کاربری ، آدرس ایمیل و یا نام کامل ، کار را ارجاع دهند. مقدار وارد شده توسط خود شیرپوینت با اتصال به Active Directory به کاربر مربوطه ارجاع خواهد شد. همچنین می توانید با کلیک بر آیکون سمت راست فرد مورد نظر را جستجو کنید. کاربرانی که خارج از محیط شیرپوینت هستند، می توانند با استفاده از آدرس ایمیل مشخص شوند. در این حالت برای کسانی که به محیط شیرپوینت دسترسی ندارند تنها راهی که می توانند به وظیفه شان پاسخ دهند از طریق قابلیت LazyApproval می باشد.
جهت جستجوی کاربران ، بر روی آیکون سمت راست کلیک کنید.
این فرم تنظیمات به طراحان فرایند اجازه می دهد تا کاربران را جهت افزودن به Assignees بوسیله چندین روش جستجو کنند.
Internal Search : با وارد کردن قسمتی از یک نام یا ایمیل یا اکانت کاربر و کلیک بر آیکون ذره بین برای شما لیستی از اشخاص یا گروه های شیرپوینت همانند Active Directory می آورد.
External email address : در این روش بصورت دستی آدرس ایمیل خارجی را وارد می کنیم. نینتکس دقیقا همانند اکانت معمولی سیستم با آن اکانت برخورد می کند.
Lookup: : در اینجا شما می توانید برای تخصیص یک مقدار غیر ثابت به تایید کننده ، متغیری را وارد کنید و در مراحل دیگر فرایند به این متغیر مقدار بدهید.
هنگامی که وظیفه ای به گروهی ارجاع داده می شود، اگر چک باکس گزینه Create individual tasks for all group members :
نکته : نتایج تنها در سطح اول گروه اعمال می شود.
هنگامی که این گزینه انتخاب می شود، افرادی که وظیفه به آنها ارجاع داده شده است، اجازه دارند این وظیفه را به شخص دیگری ارجاع دهند. تغییر در این گزینه در صفحه تنظیمات فعالیت دقیقا همانند آن است که گزینه Allow delegation را برای تمامی اشخاص در ریبون task تغییر دهیم.
هنگامی که این گزینه انتخاب می شود، فرایند به افرادی که وظیفه به آنها ارجاع شده است، اجازه استفاده از امکان LazyApproval را می دهد. بدین معنا که پاسخ دادن به وظایف می تواند از طریق ایمیل انجام شود. کاربر ادمین سیستم می تواند گزینه های متعددی را برای تایید یا رد این فرم تعریف کند.
در این فیلد می توانید توضیحاتی را درخصوص فعالیت وارد نمایید و این توضیحات در فرمی که به کاربر نمایش داده می شود، درج می گردند. در صورتیکه بخواهیم اطلاع رسانی کاملی را به کاربر در زمان دریافت پاسخ از وی انجام دهیم، می توانیم از این گزینه استفاده کنیم.
این گزینه بیانگر تمامی پاسخ های ممکن است که کاربر می تواند بعنوان خروجی این وظیفه ثبت کند. هنگامی که کاربر می خواهد یک وظیفه را تکمیل کند، می بایستی حتما یکی از این گزینه ها را انتخاب کند. گزینه های جدیدی می توانند برای این قسمت توسط طراح فرایند تدوین گردند.
هرکدام از این گزینه ها بوسیله یک نام و توضیحاتی مرتبط با آن تعریف می شوند که تمامی این موارد در فرم نمایش داده شده به کاربر درج می گردند.
هنگامی که وظیفه ای را به چندین کاربر ارجاع دهیم، پنج سناریوی مختلف می توانیم بعنوان روش خروجی فعالیت تعریف کنیم. این سناریوها عبارتند از :
بعد از اینکه خروجی فعالیت تعیین شد، در این قسمت می توان متغیری تعیین نمود که مقدار خروجی فعالیت بر روی آن ذخیره شود.
در برخی موارد ممکن است فعالیت هیچ خروجی نداشته باشد. در این حالت نیاز به متغیری داریم که بیان کند آیا این فعالیت خروجی داشته است یا خیر؟ این متغیر را می توانیم در این قسمت تعریف کنیم.
نام وظیفه در این قسمت ذخیره می شود.
نوع محتوای وظیفه در این قسمت ذخیره می شود.
این قسمت تعیین کننده اولویت وظیفه می باشد.
در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که فرصت انجام وظیفه تا چه زمانی است؟
تعیین می کند که کاربران در زمان مشاهده وظیفه آن را به چه نحوی مشاهده کنند.
مشخص کننده شناسه وظیفه ایجاد شده در لیست وظایف مربوط به این فرایند است.
در این قسمت می توانید تعیین کنید که چه افرادی برای ویرایش وظیفه قبل و بعد از تکمیل آن دسترسی دارند.
ایمیلی است که در هنگام ارجاع وظیفه به شخص خاصی برای وی ارسال می شود.
با تغییر این گزینه می توانید تعیین کنید که این متن ایمیل برای تمامی اشخاص ارسال شده و یا فقط برای شخص خاصی ارسال شود.
هنگامی که این گزینه انتخاب شود، شخصی که کار به او ارجاع شده است، میتواند وظیفه را به شخص دیگری ارجاع دهد.
با استفاده از این گزینه در صورتیکه امکان LazyApproval در سرور فعال باشد، افرادی که کاری به آنها ارجاع شده، می توانند فعالیت خود را از طریق ایمیلی که به آنها زده شده تکمیل نموده و پاسخ به وظیفه را برای سیستم ارسال کنند.
مشخص کننده نحوه اطلاع رسانی به کاربران در خصوص وظایف محوله به آنها می باشد، که می تواند گزینه هایی همچون ایمیل و یا پیامک را شامل شود. در صورتیکه LazyApproval فعال باشد و Delivery type ما بر روی پیامک تنظیم شده باشد، در ابتدا برای کاربر پیامکی ارسال می شود و از وی سوال می شود که آیا قادر به پاسخگویی می باشد یا خیر؟ در صورتیکه پاسخ وی منفی باشد، Delivery type بصورت خودکار بر روی ایمیل می رود.
در این قسمت تعیین می کنیم که چه زمانی دیگر لازم نیست کاربر به وظیفه محوله اش پاسخ دهد. این مورد معمولا در حالات زیر اتفاق می افتد:
با استفاده از این امکان می توان یادآوری های دلخواهی را برای افرادی که وظیفه ای به آنها ارجاع شده است، تنظیم نمایید.
تعداد یادآوری هایی را که ارسال می کند را تعیین می کند.
زمان مابین هر یادآوری به روز، ساعت و دقیقه را تنظیم می کند.
این امکان مشخص می کند که محاسبه زمان فقط در ساعتهای کاری باشد و یا ساعتهای غیر کاری را هم شامل شود.
این حالت زمانی روی می دهد که تمامی یادآوری ها برای فعالیت ارسال شده و زمان Escalation هم به پایان رسیده باشد. در این حالت وضعیت های مختفی می توان برای وظیفه تعیین نمود.
پست مرتبط :
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM
