سرویس های InfoPath Forms تکنولوژی است که کاربران را قادر به پر کردن فرم ها در یک مرورگر تحت وب می کند. با امکان مدیریت فرم ها در یک مکان مرکزی، شما قادر به ساده سازی فرایندهای کسب و کار و بهبود روابط میان مشتریان ، شرکاء و تامین کنندگان می باشید.
کاربران مجبور به نصب نرم افزار InfoPath بر روی کامپیوترهایشان برای پر کردن یک فرم آنلاین نیستند و دیگر نیازمند به دانلود هیچ فرم اضافه ای از وب نمی باشند. تنها چیزی که نیاز است دسترسی به مرورگرها مانند Windows Internet Explorer ، Apple Safari یا Mozilla Firefox می باشد. سرویس InfoPath Forms همچنین شما را قادر به ذخیره سازی و مدیریت فرم ها و الگوهای نرم افزاری در یک مکان مرکزی می کند. سرویس های InfoPath Forms براساس Windows SharePoint Services 3.0 بوده و به آن نیاز دارند تا شما را قادر به انتشار الگوهای فرمی که طراحی کرده اید، کنند. علاوه بر آن کاربران توانایی ارسال فرم ها به کتابخانه های شیرپوینت را دارند و می توانند درصورت نیاز از همان فرم ها استفاده کنند. تکنولوژی سرویس های InfoPath Forms در Microsoft Office SharePoint Server Enterprise و Microsoft Office Forms Server در دسترس قرار گرفته اند.
الگوهای فرمی که می توانند در مرورگر پر شوند، الگوهای فرم آنلاین نامیده می شوند. جهت ایجاد این نوع الگوی فرم شما باید در اینترنت browser-enabled form templates را طراحی کرده سپس منتشر کنید و امکان استفاده تحت وب را فعال کنید.
در بعضی موارد شما می توانید الگوی فرم را جهت استفاده در وب با انتخاب باکس Enable this form to be filled out by using a browser در InfoPath Publishing Wizard فعال کنید. در سایر موارد شما باید الگوی فرم را در یک محیط به اشتراک گذاشته شده در سازمانتان را منتشر کنید و برای راهنمایی جهت فعالسازی الگوی فرم و در دسترس قرار دادن الگوی این فرم با ادمین فارم تماس برقرار کنید.
در سناریویی که در ادامه آمده است مجوز ادمین الزامی می باشد.
اگر تایید ادمین سیستم الزامی باشد، مراحل انتشار به گونه ای تنظیم خواهد شد که اطلاعات به ادمین سیستم نمایش داده شده و از وی تاییدیه اخذ گردد. بعد از طراحی فرم ، کاربران می توانند با استفاده از مرورگرهای خود برای پر کردن فرم ها اقدام نمایند.
پر کردن یک فرم در مرورگر کاملا شبیه پر کردن فرم در محیط اینفوپث است. برای مثال کنترل هایی مانند repeating section ها و قابلیت های آنها مانند فرمول ها و شرط های آنها در هر دو محیط عینا مانند هم کار می کنند. اگرچه پر کردن یک فرم در یک مرورگر مانند پرکردن فرم در اینفوپث است، ولی یک تفاوت اساسی دارد، در مرورگر تحت وب ، منو و نوار ابزار اینفوپث با یک نوار ابزار در بالای فرم جایگزین شده اند که گزینه هایی جهت ذخیره کردن، بستن ، پرینت، آپدیت فرم و غیره دارد. این نوار همچنین در پایین فرم نیز وجود دارد.
بدلیل آنکه در فرمهای طولانی، دیگر کاربران نیاز به scroll کردن به بالای فرم نداشته باشند. اگر شما گزینه Submit را برای الگوی فرمتان فعال کرده باشید، کاربران همچنین در نوار ابزار دکمه Submit را خواهند دید. هنگامی که بر روی این دکمه کلیک کنند، داده های فرم بطور مستقیم به جایی که هنگام طراحی فرم تعیین کرده بودید، ارسال می شوند. اگر الگوی فرمتان بیش از یک نما داشته باشد، کاربران در نوار ابزار View را خواهند دید.
1- کاربران اطلاعات را به منابع با کلیک بر روی Submit در نوار ابزار ارسال می کنند.
2- کاربر با کلیک بر View در نوار ابزار می توانند نمای فرم را عوض کنند.
هنگامی که شما الگوی فرمتان را طراحی می کنید، شما می توانید تنظیمات نوار ابزار را در پنجره Form Options شخصی سازی کنید. برای مثال شما می توانید یک یا جند دکمه را پنهان یا حذف نمایید. در قسمت بعدی شما بیشتردر مورد مزایای استفاده از سرویس های InfoPath Forms خواهید آموخت.
هنگام انتشار یک الگوی فرم برای سرویس های InfoPath Forms شما نه تنها می توانید آنرا در اینترنت نمایش دهید، بلکه میتوانید روی وب سایت های خارجی نیز به نمایش گذارید. این امکان شما را قادر می سازد تا اطلاعات را از مشتریان ، همکاران و تامین کنندگان و هر فرد دیگری که می خواهید دریافت نمایید.
هنگامی که کاربران به فرم دسترسی دارند، هم با رفتن به کتابخانه و هم وارد کردن URL در مرورگرشان یکی از دو حالت زیر رخ خواهد داد :
فرمها در واقع یکی از اصلی ترین اجزای فرایندهای تجاری هستند. با ایجاد این فرمها از طریق نرم افزار اینفوپث و استفاده از آنها شما می توانید ساختار یکپارچه ای را برای گردش کاری در فرایندهای تجاری خود ایجاد کنید. برای مثال شما می توانید :
شما می توانید الگوی فرمها را در یک مخزن مشترک در سرور خود ذخیره نمایید. این کار فرایند جستجو ، اشتراک گذاری و مدیریت فرم ها را ساده تر می کند.
مزایای اینکار به قرار زیر است :
با استفاده از content type ها ، ایجاد لیست های مشابه برای شما فرایندی ساده تر خواهد بود. در گذشته اگر شما می خواستید از یک الگوی فرم در لیستهای مختلفی استفاده کنید، می بایستی برای هر لیستی یک کپی از روی آن الگوی فرم تهیه می کردید. همچنین اگر تغییری بر روی این الگو می خواستید بدهید، می بایستی تمامی الگوهای آن را هم تغییر می دادید ولی با وجود این قابلیت تنها یک الگو وجود دارد و با تغییر آن تمامی فرم ها عوض می شوند.
پست مرتبط :
استفاده از فرایندهای InfoPath forms
لیست الگوهای فرم نمونه در InfoPath
کلیدهای میانبر در InfoPath 2013
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM