مسیر سایت

معرفی سرویس های InfoPath Forms

سرویس های InfoPath Forms  تکنولوژی است که کاربران را قادر به پر کردن فرم ها در یک مرورگر تحت وب می کند. با امکان مدیریت فرم ها در یک مکان مرکزی، شما قادر به ساده سازی فرایندهای کسب و کار و بهبود روابط میان مشتریان ، شرکاء و تامین کنندگان می باشید.

 

سرویس های InfoPath Forms :

کاربران مجبور به نصب نرم افزار InfoPath بر روی کامپیوترهایشان برای پر کردن یک فرم آنلاین نیستند و دیگر نیازمند به دانلود هیچ فرم اضافه ای از وب نمی باشند. تنها چیزی که نیاز است دسترسی به مرورگرها مانند Windows Internet Explorer ، Apple Safari یا Mozilla Firefox می باشد. سرویس InfoPath Forms همچنین شما را قادر به ذخیره سازی و مدیریت فرم ها و الگوهای نرم افزاری در یک مکان مرکزی می کند. سرویس های InfoPath Forms براساس Windows SharePoint Services 3.0 بوده و به آن نیاز دارند تا شما را قادر به انتشار الگوهای فرمی که طراحی کرده اید، کنند. علاوه بر آن کاربران توانایی ارسال فرم ها به کتابخانه های شیرپوینت را دارند و می توانند درصورت نیاز از همان فرم ها استفاده کنند. تکنولوژی سرویس های InfoPath Forms در Microsoft Office SharePoint Server Enterprise  و  Microsoft Office Forms Server در دسترس قرار گرفته اند.

 

طراحی با InfoPath :

الگوهای فرمی که می توانند در مرورگر پر شوند، الگوهای فرم آنلاین نامیده می شوند. جهت ایجاد این نوع الگوی فرم شما باید در اینترنت browser-enabled form templates را طراحی کرده سپس منتشر کنید و امکان استفاده تحت وب را فعال کنید.

در بعضی موارد شما می توانید الگوی فرم را جهت استفاده در وب با انتخاب باکس Enable this form to be filled out by using a browser در InfoPath Publishing Wizard فعال کنید. در سایر موارد شما باید الگوی فرم را در یک محیط به اشتراک گذاشته شده در سازمانتان را منتشر کنید و برای راهنمایی جهت فعالسازی الگوی فرم و در دسترس قرار دادن الگوی این فرم با ادمین فارم تماس برقرار کنید.

در سناریویی که در ادامه آمده است مجوز ادمین الزامی می باشد.

  • الگوی فرم دربردارنده کد مدیریت شده است.
  • الگوی فرم به سطح امنیتی بالایی نیاز دارد تا به فرمهای نتایج اجازه دسترسی کامل به اطلاعات سیستم کاربران مانند فایل ها و تنظیمات را بدهد.
  • الگوی فرم از کانکشن هایی که بوسیله ادمین سیستم مدیریت شده است، استفاده می کند.
  • الگوی فرم قابلیت نمایش در موبایل را نیز دارند.

اگر تایید ادمین سیستم الزامی باشد، مراحل انتشار به گونه ای تنظیم خواهد شد که اطلاعات به ادمین سیستم نمایش داده شده و از وی تاییدیه اخذ گردد. بعد از طراحی فرم ، کاربران می توانند با استفاده از مرورگرهای خود برای پر کردن فرم ها اقدام نمایند.

 

تجربه کاربری :

پر کردن یک فرم در مرورگر کاملا شبیه پر کردن فرم در محیط اینفوپث است. برای مثال کنترل هایی مانند repeating section ها و قابلیت های آنها مانند فرمول ها و شرط های آنها در هر دو محیط عینا مانند هم کار می کنند. اگرچه پر کردن یک فرم در یک مرورگر مانند پرکردن فرم در اینفوپث است، ولی یک تفاوت اساسی دارد، در مرورگر تحت وب ، منو و نوار ابزار اینفوپث با یک نوار ابزار در بالای فرم جایگزین شده اند که گزینه هایی جهت ذخیره کردن، بستن ، پرینت، آپدیت فرم و غیره دارد. این نوار همچنین در پایین فرم نیز وجود دارد.

بدلیل آنکه در فرمهای طولانی، دیگر کاربران نیاز به  scroll کردن به بالای فرم نداشته باشند. اگر شما گزینه Submit را برای الگوی فرمتان فعال کرده باشید، کاربران همچنین در نوار ابزار دکمه Submit را خواهند دید. هنگامی که بر روی این دکمه کلیک کنند، داده های فرم بطور مستقیم به جایی که هنگام طراحی فرم تعیین کرده بودید، ارسال می شوند. اگر الگوی فرمتان بیش از یک نما داشته باشد، کاربران در نوار ابزار View را خواهند دید.

 

معرفی سرویس های InfoPath Forms در اینفوپث

 

1- کاربران اطلاعات را به منابع با کلیک بر روی Submit در نوار ابزار ارسال می کنند.

2- کاربر با کلیک بر View در نوار ابزار می توانند نمای فرم را عوض کنند.

هنگامی که شما الگوی فرمتان را طراحی می کنید، شما می توانید تنظیمات نوار ابزار را در پنجره Form Options شخصی سازی کنید. برای مثال شما می توانید یک یا جند دکمه را پنهان یا حذف نمایید. در قسمت بعدی شما بیشتردر مورد مزایای استفاده از سرویس های InfoPath Forms خواهید آموخت.

 

طراحی فرم های مشتریان ، همکاران و تامین کنندگان با رابط کاربری مناسب :

هنگام انتشار یک الگوی فرم برای سرویس های InfoPath Forms شما نه تنها می توانید آنرا در اینترنت نمایش دهید، بلکه میتوانید روی وب سایت های خارجی نیز به نمایش گذارید. این امکان شما را قادر می سازد تا اطلاعات را از مشتریان ، همکاران و تامین کنندگان و هر فرد دیگری که می خواهید دریافت نمایید.

هنگامی که کاربران به فرم دسترسی دارند، هم با رفتن به کتابخانه و هم وارد کردن URL در مرورگرشان یکی از دو حالت زیر رخ خواهد داد :

  • فرم در مرورگر باز می شود : اگر کاربر روی سیستم خودش اینفوپث را نصب نکرده باشد، فرم در مرورگر باز خواهد شد.
  • فرم در اینفوپث باز می شود : اگر کاربر روی سیستم خودش اینفوپث را نصب کرده باشد، فرم در اینفوپث باز خواهد شد بدلیل اینکه کاربران فرم را در اینفوپث پر کرده اند، این کاربران قادر به استفاده از محدوده گسترده ای از امکانات اینفوپث برای پر کردن فرم خواهند بود که بعضی از آنها در مرورگر در دسترس نیستند.

 

فرم های مبتنی بر فرایندهای تجاری :

فرمها در واقع یکی از اصلی ترین اجزای فرایندهای تجاری هستند. با ایجاد این فرمها از طریق نرم افزار اینفوپث و استفاده از آنها شما می توانید ساختار یکپارچه ای را برای گردش کاری در فرایندهای تجاری خود ایجاد کنید. برای مثال شما می توانید :

  • اطلاعات خود را به سیستم های تجاری موجود ارسال کنید : شما می توانید انواع کانکشن های اطلاعاتی را تعریف کرده و اطلاعات خود را از طریق این کانکشن ها بر روی دیتابیس های مختلف ذخیره کرده و یا از آنها فراخوانی کنید. برای مثال یکی از این نرم افزارها ، نرم افزار CRM است که می توانید فرمهایی را برای ورود اطلاعات مانند lead ها و یا اطلاعات فروش را در آن طراحی نمایید.
  • جستجوی اطلاعات در سیستم های تجاری : همانطوریکه قبلا گفته شد از کانکشنهای اطلاعاتی می توان برای فراخوانی اطلاعات از سیستم های تجاری استفاده کرد. برای مثال هنگامی که کاربری یک فرم آنلاین را باز می کند، می تواند اطلاعاتی همچون مشخصات شخصی وی در داخل فرم بصورت اتوماتیک ثبت شود. این قابلیت کمک می کند تا فرایند پر کردن فرم ها به شکل ساده تری اتفاق بیافتد.
  • اضافه نمون فرایند به فرم ها : هنگامی که شما فرایند خاصی را در کنار فرم خود قرار می دهید و این دو را به هم متصل می کنید. می توانید ساختارهای تجاری متنوعی را بسادگی ایجاد کنید. برای مثال فرض کنید شما بعنوان یک مدیر می خواهید فرایند تاییدی را بر روی فرم گزارش هزینه ها انجام دهید. با استفاده از این قابلیت می توان این ساختار را برای یک یا جند تایید کننده به گونه ای تعریف نمود که پس از پر کردن فرم گزارش هزینه، افراد خاصی آنرا تایید نمایند. برای ورود به قسمت فرایندها کافی است بر روی منوی Workflows در کنار هر آیتم کلیک نمایید.

 

معرفی سرویس های InfoPath Forms در اینفوپث

 

مدیریت فرم ها در یک مرکز مشترک :

شما می توانید الگوی فرمها را در یک مخزن مشترک در سرور خود ذخیره نمایید. این کار فرایند جستجو ، اشتراک گذاری و مدیریت فرم ها را ساده تر می کند.

مزایای اینکار به قرار زیر است :

  • یک مرکز واحد برای ذخیره سازی فرمها : شما می توانید فرم های خود را بطور کامل در یک کتابخانه ذخیره کنید و این کتابخانه جایی است که شما می توانید فرمها را ایجاد ، بروز رسانی و مدیریت کنید. هنگامی که کاربران فرمها را پر میکنند، فرمهای تکمیل شده به شکل فایل هایی در این مخزن فرم قرار می گیرند و براساس نوع طراحی که برای این مخزن دارید، می توانید فرمها را به شکل آنلاین یا بر روی نرم افزارهای آفیس باز کنید.

 

معرفی سرویس های InfoPath Forms در اینفوپث

 

 

  • استفاده از content type ها برای مدیریت فرمها : شما می توانید فرمهایی را بر روی content type تعریف نمایید و بعد از ارجاع این content type به هر لیست یا کتابخانه، فرم هم بر روی آن قرار می گیرد. که این قابلیت بر روی workflow ها هم وجود دارد.

 

با استفاده از content type ها ، ایجاد لیست های مشابه برای شما فرایندی ساده تر خواهد بود. در گذشته اگر شما می خواستید از یک الگوی فرم در لیستهای مختلفی استفاده کنید، می بایستی برای هر لیستی یک کپی از روی آن الگوی فرم تهیه می کردید. همچنین اگر تغییری بر روی این الگو می خواستید بدهید، می بایستی تمامی الگوهای آن را هم تغییر می دادید ولی با وجود این قابلیت تنها یک الگو وجود دارد و با تغییر آن تمامی فرم ها عوض می شوند.

  • مدیریت فرمها و الگوی فرمها : مدیران فارم می توانند چگونگی انتشار الگوی فرمها را مدیریت نمایند. برای مثال آنها می توانند تعیین کنند که چه کسی می تواند فرمها را در داخل سایت منتشر کنند و بروز رسانی این فرمها چگونه صورت پذیرد.
  • مدیریت کانکشن های اطلاعات بصورت یکپارچه : اگر الگوهای متعددی از یک کانکشن اطلاعاتی مشترک استفاده کنند، شما می توانید اطلاعات آن کانکشن را بصورت یکپارچه ای مدیریت کنید. بدین طریق فرمهای متعدد می توانند از یک فایل کانکشن ثابتی استفاده کنند و مدیریت آن کانکشن به شکل ساده تری صورت می گیرد و شما نیاز ندارید تا برای هر تغییری در این کانکشن این تغییرات را در جاهای مختلفی اعمال نمایید.

 

 

پست مرتبط :

استفاده از فرایندهای InfoPath forms

معرفی کنترلها در اینفوپث

لیست الگوهای فرم نمونه در InfoPath

کلیدهای میانبر در InfoPath 2013

مقالات اینفوپث

شیرپوینت

هوش تجاری (BI)

سامانه مدیریت مستندات

سامانه مدیریت جلسات

طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت

طراحی فرایندهای درون سازمانی

سامانه ارزیابی عملکرد

سامانه مدیریت دانش

سامانه مدیریت دروس آموخته

سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM

پراجکت سرور

سامانه ارائه گزارشات روزانه

سامانه ارزیابی پیمانکاران

سیستم ثبت تیکت

ثبت سفارشات و خرید

سامانه پیگیری نامه ها و وظایف

سامانه مدیریت مناقصات

 

 

عضویت در خبرنامه