یک فرایند بعنوان مجموعه ای از وظایف، که خروجی مشخصی را می سازند، تعریف می شوند. در رابطه با محصولات و تکنولوژیهای Microsoft SharePoint ، در یک فرایند اسناد و آیتم ها از میان توالی مشخص اکشن ها و وظایف که با فرایند کسب و کار مرتبط هستند، به شکل کاملا خودکاری با دقت فراوان به گردش در می آیند. فرایندها قادرند که بطور مداوم فرایندهای رایج کسب و کار را در داخل یک سازمان مدیریت کنند و این کار با استفاده از الصاق کردن منطق کسب و کار به اسناد و آیتم ها در داخل لیست و یا کتابخانه شیرپوینت صورت می گیرد. منطق کسب و کار اساسا مجموعه ای از دستورالعمل هایی است که اکشن هایی را که روی یک سند یا آیتم رخ می دهند را کنترل یا تعیین می کنند.
فرایندها می توانند هزینه و زمان مورد نیاز جهت هماهنگی های رایج در فرایندهای کسب و کار را ساده سازی کنند. مثلا هنگام فرایند تصویب پروژه و یا بررسی سند که از طریق مدیریت و پیگیری وظایف افراد درگیر پروژه ، این کارها انجام میشود. برای مثال در یک سایت Microsoft Office SharePoint Server شما قادر به افزودن یک فرایند به کتابخانه اسنادی هستید که سندی را به گروهی از افراد جهت تایید ارسال می کنند. هنگامیکه بوجود آورنده سند، این فرایند را شروع می کند، فرایند وظایف تایید سند ، تخصیص این وظایف به مشارکت کنندگان در فرایند و سپس ارسال ایمیل اطلاع رسانی به مشارکت کنندگان با ارسال لینک تایید سند را ایجاد می کند. همینطوری که فرایند در حال پیشرفت است ، مالک فرایند و مشارکت کنندگان در فرایند می توانند موقعیت سند را مشاهده کنند و از وضعیت سند و انجام وظایف سایر مشارکت کنندگان نیز مطلع شوند. پس از اینکه تمامی مشارکت کنندگان وظایفشان را تکمیل کردند، فرایند خاتمه یافته و بطور خودکار به مالک فرایند، اطلاع رسانی می شود که فرایند تکمیل شده است.
شکل زیر یک فرایند تصویب را نمایش می دهد.
فرایند نه تنها از فرایندهای کاری که بصورت دستی می باشند پشتیبانی می کند، بلکه راه هایی را که کاربران بتوانند با هم بر روی اسناد ، لیست و مخازن مشارکت کنند را نیز گسترش می دهد. کاربران سایت می توانند بوسیله فرم های قابل ویرایش، فرایندها را شروع و در آنها مشارکت کنند. که این فرمها در لیستهای شیرپوینتی در دسترس می باشند. این فرمهای قابل ویرایش ، صفحات شیرپوینت هستند که به کاربران جهت بررسی و تغییرات در فرایند کمک میکنند. علاوه بر آن عملکردهای فرایند شیرپوینت، بطور تنگاتنگی با سیستم های آفیس یکپارچه شده اند. وظایف فرایندی که در ادامه آمده است، می تواند یا به شکل مستقیم در شیرپوینت و یا در نرم افزارهای خاص در مجموعه آفیس انجام شود :
شما می توانید فرمهای اینفوپث را که داده های خاص مربوط به وضعیت فعلی فرایند را نمایش می دهند، ایجاد کنید. شما اینکار را با استفاده از طراحی یک الگوی فرم و قراردادن Rule هایی انجام می دهید که این Rule ها براساس وضعیت فرایند اطلاعاتی را در داخل فرم های شما نمایش میدهند. برای مثال شما می توانید برای زمانهایی که وضعیت فرایند خاتمه یافته است، فرمهایی را در نمای read-only طراحی کنید. بنابراین در این حالت داده ها در فرمهای تکمیل شده قابل تغییر نیستند.
شما همچنین می توانید از Rule ها برای ایجاد فرمهای پاسخگو به فرایند استفاده کنید. برای مثال شما می توانید از یک Rule جهت نمایش پنجره پیغام که دارای دستورالعملی خاص در یک وضعیت فرایند معین است، استفاده کنید. هر فرایندی شامل وضعیتهای مختلفی است که برای آن تعریف شده است. عنوان این وضعیت فرایند با توجه به مراحل گوناگون آن تغییر می کند. برای مثال در یک فرایند اخذ تایید به وضعیت هایی مانند در حال پیشرفت ، کنسل شده و کامل شده وجود دارد. با وجود اسامی که برای این وضعیت ها به کاربر نمایش داده می شود، آنها می توانند در هر مرحله با انجام تاییدات یا عدم تایید نوع وضعیت را مشخص نمایند.
ممکن است در سازمان شما نیاز به ایجاد فرایندهایی خاص متناسب با ساختار کسب و کار خود احساس کنید. فرایندها می توانند بسیار ساده یا پیچیده باشند. توسعه دهندگان فرایند می توانند آنها را به گونه ای طراحی کنند که به شکل خودکار یا دستی ایجاد شوند. بعنوان مثال هنگامی که اطلاعاتی داخل لیست یا کتابخانه بارگزاری می شود و یا تغییر می کند، این فرایندها می توانند اجرا شوند. با توجه به افرادی که در اجرای فرایند مشارکت می کنند، می توان آنها را به دو گروه مختلف تقسیم کرد :
1- توسعه دهندگان حرفه ای نرم افزار که با استفاده از نرم افزارهایی همچون Microsoft Visual Studio فرایندها را تعریف میکنند.
2- طراحان فرایند که با استفاده از قابلیت های خود فرایندسازها این کار را انجام می دهند.
برای ایجاد و استفاده از یک فرایند در داخل یک لیست یا کتابخانه مراحل زیر را باید انجام دهید.
1- ایجاد فرایند و اضافه کردن آن به لیست یا کتابخانه یا نوع محتوا
2- اجرای فرایند بر روی یک آیتم یا سند
3- ویرایش فرایند در حال اجرا
4- تکمیل وظایف فرایند
5- پیگیری وضعیت فرایندها
قبل از اینکه یک فرایند بتواند مورد استفاده قرار گیرد، می بایستی به لیست یا کتابخانه یا نوع محتوا متصل شود. برای اینکار شما می بایستی بر روی آن لیست یا کتابخانه یا نوع محتوا حداقل دسترسی مدیریت را داشته باشید. در بسیاری از موارد، مدیر سایت در واقع همان شخصی است که این دسترسی را به افراد می دهد. براساس جایی که فرایند به آن اضافه می شود، دسترسی به آن ممکن است تغییر کند. اگر فرایند را به لیست یا کتابخانه به شکل مستقیم متصل کنیم، این فرایند بر روی هر لیست یا کتابخانه ای که به آن نوع محتوا متصلند، اجرا می شود.
هنگامی گه فرایند را به یکی از موارد ذکر شده متصل می کنید، از طریق تنظیمات زیر می توانید آن را ویرایش کنید:
1- نام فرایند
2- لیستی که وظایف مربوط به آن فرایند را نمایش می دهد
3- لیستی برای ذخیره سازی تاریخچه وظایف فرایند
4- گزینه هایی که در خصوص فرایندهای خاص از قبیل چگونگی تکمیل فرایند و یا انجام فعالیتهایی بعد از تکمیل فرایند مطرح میشوند
پس از اضافه شدن فرایند به لیست یا کتابخانه مورد نظر، شما می توانید بر روی آیتم های موجود فرایند را اجرا کنید. برای اجرای یک فرایند می بایستی بر روی آیتم مورد نظر گزینه workflow را انتخاب کرده ، سپس بر روی فرایند مورد نظر کلیک کنید. بسته به نوع طراحی فرایند ممکن است در شروع آن سوالاتی از کاربر پرسیده شود.
هنگامی که یک فرایند شروع شد ممکن است نیازی به تغییر آن پیدا کنید. بعنوان مثال ممکن است نیاز پیدا کنید که کاربر جدیدی را در فرایند درگیر کنید. شما می توانید برخی فرایندهای از پیش تعریف شده که در داخل شیرپوینت وجود دارند را در همان وضعیت اجرای فرایند، ویرایش کنید. در صورتیکه فرایندها به شکل دستی توسعه یافته باشند، این قابلیت بسته به نوع طراحی می تواند فعال یا غیر فعال باشد.
هر رویدادی که در داخل فرایند اتفاق بیافتد ممکن است نیازمند ایجاد تعامل با یکی از افراد مشارکت کننده در فرایند میباشد. این تعاملات معمولا به شکل فعالیت هایی ظاهر می شود که به اشخاص درگیر در فرایند ارجاع می شوند. برای تکمیل این فعالیتها ممکن است کاربران نیاز به پرکردن فرمهایی داشته باشند، که این فرمها از قبل برای آنها تعریف شده است و هنگامی که کاربر وظایف خود را تکمیل می کند، فرایند به مرحله بعدی می رود.
اشخاصی که در داخل فرایند مشارکت دارند و همچنین کاربرانی که دسترسی لازم را دارند، در صورت تمایل می توانند با مراجعه به صفحه وضعیت فرایند، از آن مطلع شوند. این صفحه شامل اطلاعاتی از تاریخچه فعالیتهای انجام شده بر روی این فرایند میباشد. علاوه بر این اطلاعات تاریخچه فرایندها نیز در لیستی که قبلا در داخل آن فرایندها تعریف شده است، قرار می گیرند که با مراجعه به آنها می توانید اطلاعات ارزشمندی در خصوص چگونگی پیشرفت وظایف مختلف ارجاع شده به اشخاص در مراحل مختلف مشاهده کنید.
پست مرتبط :
معرفی سرویس های InfoPath Forms
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM
