در کنار ایجاد اسناد متنی با استفاده از نرم افزار Word، شما می توانید فرمهایی را نیز در داخل این نرم افزار طراحی نمایید گرچه این نرم افزار تنها برای ایجاد فرم طراحی نشده است. از استفاده های دیگر اینفوپث ایجاد فرمهای آنلاینی است که در صورت تمایل می توانید فرمهایی را که در داخل نرم افزار Word طراحی کرده اید ، به شکل یک الگوی فرم اینفوپث درآورید. برای اینکار یکی از ساده ترین روشها، استفاده از قابلیت Import کردن در داخل اینفوپث می باشد و البته می توانید در داخل اینفوپث هم تغییراتی در داخل این فرمها جهت استفاده در شیرپوینت انجام دهید. بعنوان مثال هنگامی که اعداد مشخص شده در داخل یک فیلد از مقدار تعیین شده کمتر باشد، رنگ آن فیلد قرمز می شود. حتی می توانید Rule های مختلفی را بر روی فرم خود تعریف نمایید و البته در کنار این مزایا فرم شما بسادگی در محیط آنلاین در اختیار همه قرار می گیرد.
هنگامی که سند Word خود را تبدیل به الگوی فرم اینفوپث کردید، خروجی نهایی بسیار مشابه فایل Word شما خواهد بود که می توانید به راحتی اطلاعات فرم خود را در داخل آن وارد نمایید. البته قوانینی نیز برای استفاده بهتر از این قابلیت تعریف شده اند. برای مثال اگر در داخل یک سند Word براکتی به شکل باز و بسته قرار دهید و در اطراف آن چند space بزنید، به هنگام تبدیل به شکل اینفوپث، این قسمت بعنوان محلی برای ورود یک فیلد تکست در نظر گرفته می شود.
برای انجام تنظیمات تبدیل اسناد می توانید به قسمت Import Options در اینفوپث مراجعه کنید.
هنگامی که یک سند Word را به الگوی InfoPath تبدیل می کنید، ساختار اصلی سند مجددا ایجاد شده و تا اندازه ممکن به هنگام ایجاد ساختار نرم افزار آن را مشابه الگوی فرم طراحی می کند. در داخل سند Word ، قسمت form field در واقع جایی است که نوع مشخصی از داده مانند نام یا آدرس در آن ذخیره می شوند. در صورت استفاده از form field ها به هنگام تبدیل سند، کنترلهای مرتبط با آنها در داخل الگوی فرم و دقیقا در مکان آن form field ها نمایش داده می شوند. علاوه بر این ، اینفوپث به شکل خودکار تشخیص می دهد که برخی از قسمتهای فرم شما می بایستی به شکل repeating tables یا rich text boxes تبدیل شوند. برای مثال در صورتیکه در سند گزارشات هزینه ای شما، قسمتی خالی وجود داشته باشد و یا خطی به شکل underline شده در این قسمت نمایش داده شود، اینفوپث این قسمت را تبدیل به rich text می کند. برای درک بهتر این روابط هنگام تبدیل سند Word به اینفوپث ، فرض کنید که شما در سازمانی هستید که سالیانی دراز از اسناد Word بعنوان فرمهای استاندارد خود برای ارائه گزارشات هزینه ای استفاده کرده است. اکنون دپارتمان IT شما می خواهد این اسناد را به فرمهای اینفوپث تبدیل کند. هنگام تبدیل این اسناد، همانند جدول زیر جزئیات هزینه شما تبدیل به یک repeating table در اینفوپث میشود.
هنگامی که سند Word شما تبدیل شد و عملیات به اتمام رسید، یک فرم اینفوپث در اختیار شما خواهد بود. چیدمان و عناصر داخل فرم، دست نخورده باقی می مانند و تنها فیلدهای اینفوپث داخل فرم شما وارد می شوند. این فرم جدید شامل عناصری است که قبلا هم در فایل Word شما وجود داشته اند. به هر حال بسته به تنظیماتی که هنگام تبدیل فرم انجام می دهید، ممکن است در انتهای کار نتایج متفاوتی داشته باشید.
به هنگام تبدیل اسناد Word به اینفوپث برخی از قابلیتهای اسناد با تبدیل به فرمت جدید دیگر منتقل نمی شوند. برای مثال اگر سند شما شامل ویرایشهای قبلی باشد و این ویرایشها در داخل سند مارک شده باشند، به هنگام تبدیل این اطلاعات نمایش داده نمی شوند.
با استفاده از Design Checker می توانید به سادگی یک نمای کلی از خروجی کار خود مشاهده کنید.
در لیست زیر برخی از قابلیتهایی که به هنگام تبدیل پشتیبانی نمی شوند، آورده شده است :
لیست زیر شامل برخی از قابلیتهاست که به شکل کاملی پوشش داده نمی شوند و تنها در برخی از موارد تبدیل می شوند
1- نوشته های عمودی
2- Text box ها
3- Underlined text
4- Hyperlink ها
5- text effect ها
6- تنظیمات Section
7- فرمت بندی Header و footer
8- Font conversion
1- در صورتیکه فایل شما باز است ، آن را ببندید.
2- در اینفوپث بر روی زبانه File کلیک کرده و Import Form را انتخاب کنید.
3- گزینه InfoPath importer for Word documents را انتخاب کرده و بر روی Next کلیک کنید.
4- فایل خود را Browse کرده و آن را انتخاب کنید.
5- در صورتیکه می خواهید نوع import را تغییر دهید.
6- بر روی Finish کلیک کنید.
اگر سند شما شامل یک جدول باشد، اینفوپث بصورت پیش فرض آن را تبدیل به یک جدول معمولی و یا یک repeating table میکند. نوع این تبدیل بسته به تنظیماتی است که در سند Word انجام می دهید. با استفاده از فرایند زیر می توانید یک layout table را تبدیل به repeating table کنید :
1- در داخل الگوی فرم بر روی جدول کلیک راست نموده و گزینه Change To را انتخاب کنید. سپس بر روی repeating table کلیک کنید.
2- در پنجره Change To Repeating Table یکی از کارهای زیر را می توانید انجام دهید:
3- بر روی منوی Insert گزینه More Controls را انتخاب کنید.
4- کنترلهایی را که می خواهید در داخل سلولهای جداول ایجاد کنید را انتخاب کنید.
اگر شما از چک باکس های زیادی در داخل فرم خود استفاده می کنید، اینفوپث نیز آنها را به شکل چک باکس در داخل الگوی فرم خود قرار می دهد. اما تعداد چک باکس ها معمولا موجب می شود که طراحان آنها را تبدیل به گزینه های گروهی نمایند.
برای انجام این تبدیل می بایستی مراحل زیر را طی کنید :
1- در الگوی فرم خود یکی از چک باکس ها را انتخاب کرده و با نگاه داشتن کلید کنترل چک باکس های دیگری را که می خواهید تبدیل کنید را انتخاب کنید.
2- با انتخاب گزینه Edit ، بر روی Change To کلیک کرده و سپس Option Button را انتخاب کنید.
پست مرتبط :
استفاده از فرایندهای InfoPath forms
تعریف الگوهای مختلف برای ثبت اطلاعات در داخل کنترلها
معرفی سرویس های InfoPath Forms
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
