یکی از سامانه های کلیدی در شرکتهای فنی و مهندسی، سامانه مدیریت مستندات مهندسی و گردش ترانسمیتالها (Engineering Documents Management System) می باشد. سامانه کنترل مدارک مهندسی DCC در واقع ابزار مدیریت مهندسی پروژه های EPC برای مدیریت بهینه و یکپارچه مدارک مهندسی در زمینه ثبت، نگهداری، دسته بندی اسناد فنی برای مهندسین مشاور، پیمانکاران، ناظرین و کارفرمایان پروژه ای می باشد. بسته به پلت فرم مربوطه، می توانند به شکل آنلاین و آفلاین بکار گرفته شوند و به شما این امکان را می دهد که جزئیات اطلاعات اسناد رو به راحتی و در قالب گزارشاتی جامع همراه با ثبت تاریخچه فعالیت آنها رو روی کامیپوتر و یا موبایل تون چه اندروید و چه IOS داشته باشید و به سازمانها در زمینه دسته بندی و پیگیری اسناد فنی در قالب گزارشاتی جامع به همراه ثبت تاریخچه فعالیت بر روی اسناد کمک می کند . در سامانه مدیریت مستندات مهندسی شرکت پروجان، اسناد به شکل ترانسمیتالهایی وارد سازمان شده و اطلاعات اولیه که قبلا در سیستم شماره گذاری ثبت شده باشد، بطور خودکار پر می شود و براساس نیاز تمامی ورژنهای قبلی نیز به شما نمایش داده می شود و پس از ارسال ترانسمیتال به دیسیپلین های مهندسی مختلف با امنیت بالا و انواع سطوح دسترسی بسته به دیسیپلین مهندسی و نیاز آن ، اصلاحات و کارهای لازم بر روی آنها صورت گرفته و پس از تبادل نظر و کامنت شیتهای داخلی در داخل سازمان، نهایتا این اسناد پس از اطلاع رسانیهای لازم تبدیل به ترانسمیتال خروجی می شوند. ترانسمیتالها پس از ارسال و بررسی توسط کارفرما در قالب Comment Transmittal Sheet و approval sheet هایی پاسخ داده شده تا مجددا این موارد بررسی شوند. در صورت نیاز، اسناد پس از اصلاحات یا پاسخ در قالب کامنت شیت ارسال شده و یا ورژنهای جدید در قالب ترانسمیتال ارسال می شود. کلیه فرایندهای مربوط به ثبت ، ورود ، گردش ، ارسال و پایش ترانسمیتالها در داخل این سامانه تعریف شده و اطلاعات بصورت لیستهای جامعی در قالب (MDR (Master Document Registration ثبت می گردند. از قابلیتهای این سامانه امکان ایجاد انواع گزارشات آنلاین براساس ترانسمیتال ، لیست MDR ، دیسیپلینهای مهندسی ، وضعیت اسناد با توجه به سطح دسترسی هر واحد ، حتی بر روی تلفن همراه نیز قابل پایش می باشد.
پس از ارسال یک ترنسمیتال خروجی به کارفرما نظرات کارفرما در قالب یک فرم سفارشی شده بر اساس استانداردهای پروژه Comment sheet و یا فرم Approval sheet ثبت می گردد و پس از طی تاییدهای مورد نیاز از مراجع پروژه جزئیات اطلاعات آنها به تفیکیک اسناد ذکر شده در فرم در MDR ثبت می گردد.
قابلیتهای سامانه مدیریت ترانسمیتالها (کنترل مدارک مهندسی dcc ) :
• امکان کار با اسناد بصورت آنلاین و آفلاین
• تعیین نوع و حدود دسترسی با توجه به کاربر
• امکان ثبت ترانسمیتال (Transmittal) ورودی و تبدیل آن به ترانسمیتال خروجی
• امکان ایجاد ترانسمیتال و ثبت کامنت شیتهای دریافتی و بارگذاری مستندات مربوطه
• مدیریت آسان کامنت شیتها و ذخیره سازی آنها
• امکان گزارش گیری براساس ترانسمیتال و کامنت شیت
• امکان کد گذاری اتوماتیک اسناد و ترانسمیتالها
• مديريت يكپارچگي مدارك فني و امکان بارگزاری و مدیریت فایلهای اسناد ترانسمیتال
• امکان ایجاد ورژنینگ بر روی اسناد هر ترانسمیتال
• امکان ایجاد انواع گردشهای اطلاعاتی بر روی Comment Transmittal Sheet و Comment Reply Sheet
• امکان مدیریت نامه های دریافتی و ارسال کدینگ آنها
• طراحی فرمهای متنوع بر اساس نیاز مشتری جهت ترانسمیتالهای ورودی و خروجی ، کامنت شیتها و MDR
• محاسبه تاخیرات داخلی و پیمانکاری و انواع تنظیمات هشدار بر روی آنها
• بروز رسانی وضعیت اسناد و گزارش گیری از آنها در هر مرحله
• امکانات مدیریت اسناد و وظایف به تفکیک پروژه ها و واحدهای مرتبـط در یک سامانه متمرکز
• امکان بروز رسانی وضعیت اسناد براساس کامنت شیتهای دریافتی از سمت کارفرما
• بروز رسانی وضعیت اسناد و گزارش گیری از آنها در هر مرحله
• مديريت جريان كار مدارك فني و پیاده سازی انواع گردش کار بر روی اسناد
• مشاهده سوابق ویرایشهای انجام شده بر روی سند
• پیاده سازی انواع سیاستهای شماره گذاری بر روی اسناد
• مديريت دانش مدارك فني و پیاده سازی انواع سیاستهای اعتبار سنجی بر روی اسناد
• تنظیم اطلاع رسانیهای مختلف از طریق ایمیل و اس ام اس در صورت تغییر و یا ارجاع سند
• دسترسی آسان به اسناد از هرکجا حتی در صورت عدم دسترسی به بستر شبکه
• جستجوی پیشرفته و بسیار آسان در میان اسنـاد بر مبنای عناوین و محتویـات سند، فرد ایجاد کننده ، تاریخ ایجاد و …
