شیرپوینت ، پلتفرمی تعاملی و مبتنی بر وب است که با مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس یکپارچه شده است. نرم افزار شیرپوینت برای اولین بار با هدف سیستم مدیریت و ذخیره سازی اسناد منتشر شد ولی کاربرد شیرپوینت با توجه به امکانات و قابلیتهایی که داشت از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت شد.
مایکروسافت اظهار می کند که شیرپوینت دارای 190 میلیون کاربر در بیش از دویست هزار کمپانی دارد. برای اینکه کاربرد شیرپوینت را در هر سازمانی بهتر بشناسیم ، ابتدا باید با نگارشهای مختلف شیرپوینت و امکانات موجود در آنها آشنا شویم.
برای شیرپوینت نگارشهای متفاوتی وجود دارد که هر کدام با توجه به میزان استفاده از آنها دارای عملکرد و متناسب با خود را دارا می باشند.
شیرپوینت سرور به سازمانهایی ارائه می شود که می خواهند کنترل بیشتری بر عملکرد و همچنین طراحی شیرپوینت داشته باشند. این محصول بر روی زیرساخت فناوری اطلاهات سازمان نصب می شود. این نگارش بروز رسانی های کمتری را از مایکروسافت دریافت می کند ولی امکانات و قابلیتهای سفارشی سازی بیشتری را دارا می باشد. سه نگارش برای شیرپوینت سرور وجود دارد که شامل Standard ، Enterprise و Foundation (که رایگان است) می باشد که تا شیرپوینت 2016 نیز همین رویه ادامه پیدا کرده است و می توانند بر روی سرورهای مجازی ، ابری و یا میزبانی ارائه شوند.
مایکروسافت شیرپوینت Standard در برخی از قسمتهای کلیدی بر پایه میکروسافت شیرپوینت Foundation ایجاد شده است که در زیر به برخی از برتری های این نسخه نسبت به نسخه Foundation می پردازیم.
Sites : شامل قسمتهای Audience targeting ، governance tools ، Secure store service ، web analytics functionality می باشد.
Communities : شامل سایتهای شخصی برای افراد (پروفایل شخصی شامل مهارتها و ابزار جستجو) ، enterprise wikis ، مشاهده اطلاعات سلسله مراتبی سازمان ، تگ ها و یادداشتها می باشد.
Content : شامل ابزارهای بروزشده جهت مدیریت اسناد و ثبت آنها ، managed metadata ، سرویسهای word automation و مدیریت content type ها می باشد.
Search : شامل نتایج جستجو بهبود یافته ، mobile search ، قابلیت سفارشی سازی search ، یکپارچه سازی search با سیستم عامل ، Faceted Search و گزینه های پالایش نتایج براساس metadata / متناسب با موضوع مورد search / تاریخ / مکان و ... می باشد.
Composites : شامل الگوهای فرایند از پیش ساخته شده و صفحات پروفایل BCS می باشد.
بر پایه شیرپوینت Standard ایجاد شده است. مایکروسافت شیرپوینت Enterprise دارای قابلیتهای اضافه ای است که با تهیه لایسنس بسادگی قابل فعال شدن می باشند. قابلیتهای اضافی در شیرپوینت Enterprise شامل موارد زیر می باشند.
- آیکون و قابلیت Search thumbnails و پیش نمایش ، قابلیت web indexing بسیار پیشرفته و نتایج Search بهبود یافته.
- یکپارچه سازی با هوش تجاری ، داشبوردها و مرور اطلاعات تجاری
- PowerPivot ، PerformancePoint و POWER BI
- سرویسهای آفیس شامل اکسل ، اکسس ، ویزیو ، اینفوپث
- پیشرفته شدن Enterprise Search در شیرپوینت
در این سرویس مایکروسافت خود میزبانی شیرپوینت را در غالب Microsoft Office 365 عرضه می کند. این سرویس نسخه ای از شیرپوینت است اما دقیقا خود شیرپوینت نیست.
این سرویس بیشتر بر روی قابلیتهای همکاری تیمی ، میزبانی فایلها و اسناد و سناریوهای مدیریت محتوا محدود شده است که این سرویس بصورت مکرر آپدیت می شود و تقریبا همانند نگارش شیرپوینت Enterprise می باشد. قابلیتهای اضافی این سرویس عبارتند از :
- پشتیبانی از افزونه های SharePoint Framework
- امکانات جدیدی در زمینه SharePoint UX که Responsive دارا می باشد.
- یکپارچگی با Yammer و Office 365 و Outlook Web App
- نسخه های جدیدتر Document Editor Tools آفیس آنلاین
- حذف محدودیتهای سایز و تعداد فایل
- Apps Concept
همچنین امکانات زیر از شیرپوینت آنلاین حذف شده است.
- برخی از قابلیتهای search و سفارشی سازی رابط کاربری UI
- بسیاری از قابلیتهای web publishing
- امکانات مدیریتی Service Application
- بسیاری از قابلیتهای سفارشی سازی اجرا نخواهند شد.
- عدم ارائه Log هنگام بروز خطاها (ULS)
کاربرد شیرپوینت از سازمانی به سازمان دیگر تغییر می کند. این محصول شامل طیف وسیعی از قابلیتها می باشد که اکثر آنها قابل سفارشی سازی و امکاناتی برای مدیریت بهتر را دارا می باشند. رایجترین کاربرد شیرپوینت شامل موارد زیر می باشد :
شیرپوینت اجازه ذخیره سازی ، بازیابی ، جستجو ، آرشیو ، ردیابی ، مدیریت و گزارشگیری از اسناد و رکوردهای الکترنیکی را می دهد. عملکردهای شیرپوینت براساس قوانین مدیریت اطلاعات بسته به نیاز سازمان طراحی می شود. همچنین از قابلیت جستجوی پیشرفته و استفاده از graph نیز بهره مند شده است. مدیریت محتوا از مهمترین کاربرد شیرپوینت می باشد.
یکپارچه سازی شیرپوینت با ویندوز و آفیس ، اجازه ویرایش و تعامل بین کاربران مختلف بصورت همزمان بر روی یک سند یا فایل را با رعایت اصول حقوقی اطلاعات و رمزگذاری های پیشرفته به این نرم افزار می دهد.
اینترانت شیرپوینت یا پورتال داخلی شیرپوینت روشی جهت تمرکز بر روی دسترسی به اطلاعات و اپلیکیشنهای سازمانی است. شیرپوینت ابزاری است که به سازمانها در راستای ارتباطات داخلی و طراحی سامانه های سفارشی سازی شده کمک می کند. این کاربرد شیرپوینت به سازمانها جهت افزایش مشارکت کاربران ، تمرکز بر مدیریت فرایند ، کاهش هزینه ورود کاربران جدید ، ارائه ابزارهایی برای ثبت و اشتراک گذاری دانش درونی آنها (مانند سایتهای ویکی) کمک خواهد کرد.
شیرپوینت دربردارنده قابلیتهای همکاری گروهی از جمله برنامه زمان بندی پروژه (یکپارچه با Outlook and Project) ، شبکه های اجتماعی ، صندوق های پستی مشترک ، ذخیره سازی اسناد پروژه و تعاملات مابین آنها می باشد. گروه بندی در شیرپوینت براساس مفهوم سایتهای تیمی "Team Site" می باشد.
شیرپوینت سرور میزبان سرویس OneDrive for Business می باشد که اجازه ذخیره سازی و همگام سازی اسناد شخصی کاربر ، همچنین امکان اشتراک گذاری همان فایلهای عمومی یا خصوصی اسناد را می دهد که با دیگر سرویسهای مایکروسافت مانند مایکروسافت اکسچنج سرور برای ایجاد یک personal cloud ترکیب شده است. این کاربرد شیرپوینت اغلب با سرویسهایی مانند Box یا Dropbox مقایسه می شود.
مورد دیگری از کاربرد شیرپوینت قابلیت توسعه سامانه های مورد نیاز با قابلیت سفارشی سازی می باشد که بر روی بستر وب استفاده می شود. طراحی این سامانه ها بسرعت قابل پیاده سازی بوده و توسعه دهندگان سامانه های سازمانی از قابلیتهای مدیریت امنیت و اطلاعات شیرپوینت در انواع مختلف سیستم عامل ها و سناریوها استفاده می کند.