تصمیم گیران در هر سازمان همواره نقشی کلیدی را در هر سازمان بر عهده دارند. آنها باید با استفاده از اعداد و ارقام حقیقی توانایی قضاوت و میزان صلاحیت و هوش مندی خود را اثبات کنند. ابزاری که در واقع داده ها را به اطلاعات و اطلاعات را به فرمت قابل درک برای مدیران تبدیل کند.
بدون تردید یکی از ابزارهای توصیه شده برای استقرار هوش تجاری ، استفاده از داشبوردها می باشد. چنین محبوبیتی به این دلیل نیست که اجرای داشبورد BI برای کسب و کار ارزانتر و راحت تر از قبل شده است، بلکه کارایی ، قابلیت استفاده و بدون خطا بودن این داشبورد است که این محبوبیت را بر عهده داشته است. با قابلیت انعطاف پذیری این داشبوردها و ساختار قابل سفارشی شده آنها برای تجزیه و تحلیل داده ها، برقراری ارتباط با آنها بخصوص در شیرپوینت و نرم افزار Microsoft Dynamics CRM سریعتر و ساده تر شده است.
اگر فکر می کنید که این داشبوردها تنها برای مدیران و مدیران ارشد سازمانهای بزرگ است، در اشتباه هستید. مفهوم استفاده از داشبورد هوش تجاری بر اساس نقش کاربر یا سلسله مراتب دیگر تغییر کرده است. کارکنان در هر سطح از موقعیت شغلی شان نیاز به اندازه گیری معیارهای KPI ها و معیارهای عملکردی متناسب با اهداف سازمان را دارند که لازمه اندازه گیری کمی و کیفی داده ها از منابع متفاوت و متنوع می باشد.
بسته به نوع استفاده سازمان ، سه نوع کلی داشبورد هوش تجاری وجود دارد که عبارتند از : داشبوردهای استراتژیکی ، تاکتیکی و عملیاتی.
مدیران ارشد از داشبوردهای هوش تجاری استراتژیک برای نظارت بر پیشرفت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک مشترک استفاده می کنند. داشبورد تاکتیکی برای مدیران میانی سازمان می بادکه به آنها در دستیابی به بینشی عمیق تر در مورد اقدامات و تصمیمات سازمان کمک می کند و داشبوردهای عملیاتی بررسی دقیق فرآیندهای اداری را سهولت می بخشند. بخش های تولید ، فروش ، خدمات ، منابع انسانی ، مالی نیازمند استفاده از داشبورد عملاتی جهت فعالیتهای روزمره و کسب و کار می باشند. همچنین می توانید برای مطالعه ویژگی های نرم افزارهای هوش تجاری به پست ویژگی های نرم افزارهای گزارش ساز و داشبورد مدیریتی مراجعه کنید.
در این مقاله ما به استفاده های رایج متفاوتی از داشبوردهای هوش تجاری در موقعیتهای کاری و عملیاتی متنوع خواهیم پرداخت.
در هر سازمانی تیم بازاریابی و آنالیز وب به داده های زیادی از کانالهای متفاوت و متنوع وابسته است. که مدیر بازاریابی نیاز به جمع آوری و ارزیابی تمامی داده های خام دارد تا آنها را در یک قالب قابل فهم و در نهایت از جنبه های گوناگون تجزیه و تحلیل نماید. انجام تمامی این مراحل بصورت دستی پر مشقت و همراه با خطای زیادی است. علاوه بر آن نمایش اطلاعات بازاریابی بعنوان استراتژی ها و اهداف سازمان ، نیاز به کنترل متمرکز و دقیق بر روی مخزن داده و نمایش قابل تنظیم بر روی داده ها دارد.
با استفاده از ابزار داشبورد، شما می توانید شاخص های کلیدی کمپین های SEO ، کمپین های ایمیل ، اشتراک خبرنامه ، رتبه بندی کلمات کلیدی و هر برنامه یا روشی را که بوسیله آنها کار بازاریابی را انجام می دهید، پایش کنید. تیم تجزیه و تحلیل وب سایت شما همچنین می تواند روند بازدید ، منابع ترافیک بازدیدکننده ها ، رفتار آنها و سایر پارامترهای مرتبط به ظاهر سایت را که مهم هستند، ردیابی کنند. پس این داشبوردها می توانند شما را در تشخیص روش های بازاریابی موثر از غیر موثر یاری بخشند.
داشبورد هوش تجاری فروش به شما اجازه می دهد تا از جنبه های مختلف فرایند فروش را در سراسر چرخه عمر محصول زیر نظر بگیرید. شما می توانید فرصتهای فروش اصلی خود را پایش کرده و قیف فروش خود را براساس یک دوره زمانی مشخص مورد بررسی قرار دهید. با این داشبوردهای منعطف ، پرسنل فروش می توانند پیشرفت خود را در لیست چشم انداز و به تبع آن درآمد خود را در دوره های مختلف زمانی بررسی کنند. همچنین این داشبوردها برای مدیریت که نیاز به ارائه اطلاعات فروش در جلسات ماهیانه و سالیانه مجمع دارد، مفید خواهد بود. با این داشبوردهای فروش دیگر نیازی به صرف ساعات زیادی در آماده سازی چندین صفحه اکسل و نمودارهای روند فروش و ورودی های دستی ، نخواهید داشت.
اگر مدیریت ارشد نیازی به گزارش شما برای مقایسه مقادیر برنامه ای در برابر مقادیر واقعی به منظور پیگیری عملکرد ماهیانه داشته باشد، این داشبوردهای فروش عملیاتی ترین راه می باشند.
فرمت نمایش داده ها در هر بخش مالی ای بسیار پیچیده است و اغلب منجر به سوء تفاهم از اطلاعات بحرانی می شود. با استفاده از ابزار داشبورد، مدیران مالی و تحلیل گران مالی ، می توانند داده های بحرانی و حساس را به گونه ای متقاعد کننده تر توضیح دهند. شما می توانید جدول درآمد را در قالبهای گرافیکی ، بودجه دپارتمانها در pie chart ها ، ترازنامه ها و نمودار میله ای هزینه ها را در کنار سایر موارد نمایش دهید. مدیریت فاکتورهای مشتریان و هزینه های سازمانی ، پایش اهداف کلان سازمان ، همگی با استفاده از داشبوردهای مالی به سادگی پیاده سازی می شوند.
مدیریت پروژه یکی از نقش های مهم شغلی در هر سازمان می باشد که به گزارشات در سطح بالا ، پیش بینی های هوشمند و استفاده بهینه از منابع نیازمند است. یک مدیر پروژه نیاز به انواع گزارشات در مورد لیستهای انجام کار ، برنامه تکمیل پروژه ها، ساختاربندی تیم های کاری ، وضعیت مصرف منابع ، بروز رسانی گزارشات مدیریت ارشد ، شاخص های EVM ، مقایسه cash flow واقعی پروژه با مقادیر برنامه ریزی شده ، مشاهده ریسکهای پروژه و مشکلات ، ارزیابی عملکرد پیمانکاران و راندمان تیم های کاری ، میزان پیشرفت فازهای مختلف پروژه و فعالیتهای بحرانی نیازمند است.
با داشبورد مدیریت پروژه ، با یک نگاه شما می توانید تمامی جنبه های مختلف سازمان خود را مورد بررسی قرار داده و در صورت نیاز تصمیماتی را در جهت بهبود عملکرد سازمانتان اتخاذ کنید.
داشبوردها بعنوان ابزار بصری قدرتمندی برای کمک نرم افزاری به فناوری اطلاعات کمک می کنند. با این داشبوردها قادر به نظارت بر سوابق سرورها و یا تیم های بروز رسانی سرور ، آپ تایم سرور ، خرابی ، وضعیت بار ، سرعت سایت ، آمار کاربران سرور و سایر امور می باشند. داشبوردها می توانند تمامی داده ها را در زمان واقعی ساماندهی کرده و در فرمت گرافیکی یکپارچه ای آنها را نمایش دهند. نظارت بر سلامت سرور و گزارشات بروز شده جهت پایش شبکه ، برای کمک به بخش فناوری اطلاعات انجام می شود.
هر شرکت مبتنی بر خدمات می بایستی روی انتقادات و شکایات مشترانش نظارت کرده و بصورت ماهیانه تماسها و شکایات را پشتیبانی نماید. این اقدامات ، مدیران و کارمندان را ملزم به نگهداری این گزارشات در صفحات اکسل می کند که فرایندی وقت گیر و به نسبه ناکارآمد هستند. با ارائه داشبوردهای هوش تجاری پشتیبانی مشتری ، پیگیری و تجزیه و تحلیل خدمات و رفتار مشتریان تا سطوح جزء آسان می شود.
اگر در نظارت بر اکانتهای چند مشتری مشکلی داشته باشید و تمایل داشته باشید هشدارها و اطلاعیه های لازم را از اکانتهای کلیدی دریافت نمایید ، این داشبوردها راهکارهای کاملی را به شما ارائه می دهد. داشبوردها کار شما را برای بروز رسانی اکانتهای مشتریان در زمانهای واقعی آسان می کند. شما می توانید براحتی پیکربندی یک داشبورد هوش تجاری حاوی ویجتهای گزارش دهی لازم را داشته باشید و هشدارهای ایمیلهای اتوماتیک را در صورت نیاز انجام دهید.
داشبوردها اگر بطور درستی مدیریت شوند، می توانند کارایی تیم را بهبود ببخشند. البته لزوما نیازی به کارهای تنبیهی مانند جبران خسارت و یا کاهش ساعات کاری ندارید. در عوض می توانید راهکاری چند وظیفه ای برای مدیریت وقت کارمندان اختصاص دهید.
پست مرتبط :
چرا سازمانها به هوش تجاری نیاز دارند؟
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
سامانه درخواست مرخصی و ماموریت
