داشبورد هوش تجاری پروجان، یک ابزار مدیریت اطلاعات است که برای ردیابی شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI ها) ، معیارها و سایر اطلاعات کلیدی مربوط به هر کسب و کار یا دپارتمان استفاده می شود. با استفاده از داشبورد هوش تجاری ، مجموعه وسیعی از داده های پیچیده بشکلی ساده با داشبوردهایی که به راحتی قابل درک هستند، به نمایش در می آیند تا کاربران تنها در یک چشم بر هم زدن نتایج مورد نظر خود را مشاهده نمایند.
داشبوردهای هوش تجاری به کسب و کارها جهت پایش شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI ها) کسب و کار دقیقا در همان زمان با ارائه دیدی جامع از اطلاعات و آنالیز آنها کمک می کند. داشبوردهای هوش تجاری ، تصاویری جذاب از داده های بروز شده مرتبط با کسب و کار را برای شما فراهم می کنند تا بتوانند دقیقا در همان زمان بدرستی از وضعیت کسب و کارتان آگاه شده و تصمیمات لازم را اخذ نمایید.
برای ایجاد یک داشبورد هوش تجاری موثر، ابتدا باید سوالاتی را که بدنبال جوابشان می گردید را شناسایی کنید. این پرسش اساسی، نحوه ایجاد گزارش هوش تجاری شما را هدایت می کند. پاسخ به این سوالات عموما در داده های انبوه کسب و کار شما پنهان است. پس انتخاب این سوال داشبورد هوش تجاری شما را طراحی می کند.
گام بعدی جهت استقرار هوش تجاری نحوه نمایش داده ها می باشد. نحوه نمایش گزارشات هوش تجاری برای دپارتمانهای مختلف با توجه به نوع نیازشان بسیار متفاوت خواهد بود. در طراحی این گزارشات دقت کنید که این گزارشات باید نتایج مدنظر هر دپارتمان را مستقیما منعکس کند و نیازی به آنالیز اطلاعات و صرف وقت زیادی نداشته باشد. قدم نهایی نیز اشتراک گذاری این داشبورد گزارشات با کاربران مربوطه می باشد. در ادامه برای شما نمونه داشبورد هوش تجاری را آورده ایم.
گزارشات ایجاد شده در راستای هوش تجاری باید عملی ، معنادار ، قابل درک و دقیق باشند. هر دپارتمان و کسب و کاری، شاخصهای کلیدی عملکرد KPI های خاص خود را دارد. بنابراین ایجاد و توسعه شاخص های کلیدی عملکرد KPI منحصر بفردی برای هر بخش در سازمان زمان بر خواهد بود.
هنگام ایجاد یک داشبورد هوش تجاری ، انتخاب شاخصهای کلیدی عملکرد KPI مناسب جهت نمایش مخاطبان مختلف بسیار اهمیت دارد. مثلا هیئت رئیسه سازمانها به شاخصهای کلیدی عملکرد متفاوتی نسبت به متخصصان و مدیران اجرایی نیازمندند. نمایش KPI های نامرتبط و غیر ضروری می تواند برای مخاطبان گیج کننده بوده و باعث شوند تا داشبوردهای هوش تجاری جهت KPI ها، ضعیف به نظر برسند.
چه شاخص های KPI را باید برای داشبورد هوش تجاری انتخاب کنید؟
در ادامه ما به شما در راستای انتخاب KPI مناسب برای داشبورد هوش تجاری تان کمک خواهیم کرد.
1- انتخاب شاخص کلیدی عملکرد KPI هایی که با اهداف استراتژیک کسب و کار شما منطبق باشند.
عملکرد یک کسب و کار در نهایت به ماموریت و اهداف آن کسب و کار بر می گردد. پس شاخصهای کلیدی عملکرد KPI نیز باید بر همین اساس باشند. این کار می تواند بسیار پیچیده باشد. زیرا بسیاری از کسب و کارها دارای کوتاه مدت و بلند مدت متفاوت هستند و همچنین این اهداف در سطوح مختلف سازمانی متفاوت می باشند. در ادامه با ذکر نکاتی سعی در ساده کردن این پیچیدگی داریم.
- برای سطوح مختلف سازمانتان شاخص کلیدی عملکرد متفاوت تعریف کنید. KPI هایی با اهداف بلند مدت تا میان مدت برای سطوح اجرایی خود و دارای اهداف کوتاه مدت تا میان مدت برای سطوح مدیریتی سازمان خود انتخاب کنید. به جای تلاش برای یافتن معیارهای چندگانه که در تمامی سطوح سازمان تعریف شوند، KPI ها را برای هر کاربر و براساس اهداف خود و تصمیماتی که مسئولیتشان با شماست انتخاب کنید.
دقت داشته باشید که سازمانتان و اهداف سازمان منحصر بفرد است، پس از بکار بستن KPI های آماده و یا سفارشی سازی شده برای استفاده در سازمانهای دیگر، پرهیز کنید.
2- اطمینان حاصل کنید که شاخص های کلیدی عملکرد KPI هایتان قابل دستیابی هستند. اگر داده هایی که KPI براساس آنها ایجاد شده است، قابل دستیابی نباشند، سازمان شما از این شاخص هیچ بهره ای نخواهد برد. چرا که یا بسیار پر هزینه خواهد بود و یا منابع لازم را نخواهید داشت. قبل از انتخاب یک KPI موارد زیر را در نظر بگیرید.
- چه نقاط داده ای در این KPI باید اندازه گیری شود؟
- جهت دسترسی بصورت منظم به این داده ها چه تکنولوژی و فرایندهایی نیاز است؟
- هزینه تمام شده برای این کار چقدر است و چه بازده بالقو ای برای سازمان خواهد داشت؟
3- در انتخاب شاخصهای کلیدی عملکرد KPI ها، دقیق باشید.
باید سعی شود که تمامی KPI ها در یک صفحه جا شوند و تنوع آنها به اندازه کافی باشد که اطلاعات موردنظر خود را از جنبه های گوناگون بررسی شده باشد. در صورتیکه یک KPI در سطوح بسیار بالا یا بسیار پایین تعریف شده باشد، می توان تفسیرهای زیاد و متنوعی از آنها داشت.
علاوه بر اینکه شاخصهای کلیدی عملکرد شما باید مختص خودتان باشد، تعداد KPI هایی را هم که می خواهید روی آنها تمرکز کنید را محدود نمایید. این محدود کردن KPI ها باعث تمرکز بیشتر و طولانی تر بر روی این شاخص ها می شود و باعث شناخت بهتر KPI هایی می شود که لازمه موفقیت شما هستند.
بهینه سازی مداوم KPI ها باید بصورت مستمر صورت بپذیرد و این هزینه بر است. پس KPI های بیشتر برای اصلاحشان نیاز به صرف هزینه و زمان بیشتری دارند.
4- شاخصهای کلیدی عملکرد KPI تان را درست تعریف کنید.
مطمئن شوید که شاخصهای کلیدی عملکرد KPI تان را بدرستی انتخاب کرده اید. آیا این شاخص KPI در پیش بینی عملکرد سازمان قابل اعتماد است ؟
- آیا شاخص KPI شامل تمامی اطلاعات مربوطه می شود؟
- آیا منابع داده به اندازه کافی تعریف شده اند و اطلاعات مازاد و شاخص های KPI را تحت تاثیر خود قرار نداده است؟
5- KPI هایی را انتخاب کنید که قابل اجرا باشند.
در صورتیکه این شاخص را بتوان به روشهای مختلف تفسیر کرد، احتمالا شاخص مناسبی را انتخاب نکرده اید.
6- KPI هایتان را بروز نگه دارید.
اینکه با یک سری KPI برای مدت زمان طولانی کار کنید برای شما ساده خواهد بود ولی در نظر داشته باشید که سازمانتان استاتیک نیست، پس KPI های شما هم نباید استاتیک باشد. همواره از خودتان چرایی انتخاب این شاخص ها را سوال کنید و ببینید آیا این شاخص ها هنوز هم موثر هستند؟
7- KPI های مهم و حیاتی را به نمایش درآورید.
تنها نمایش شاخص های زیبا در داشبورد هوش تجاری تان کافی نیست و شما باید برای انتخاب نمایش این شاخص ها هدف داشته باشید. نتایج بررسی شاخص ها می باستی شما را به سمت تصمیمات عملیاتی راهنمایی کند و می بایستی این شاخص ها به شکل کاملا معناداری تعریف شده باشند.
