EDMS یا همان مدیریت اسناد الکترونیکی (Eectronic Document Management System) نرم افزاری جهت مدیریت بر ایجاد ، ذخیره سازی و کنترل اسناد الکترونیکی می باشد. عملکرد اصلی EDMS در واقع مدیریت اسناد الکترونیکی در داخل گردش کارهای یک سازمان است. نرم افزارهای EDMS شامل قابلیتهای مدیریت اسناد ، گردش های کاری ، بازیابی متن و ... هستند ولی همه نرم افزارهای EDMS قابلیت مدیریت رکوردها را ندارند. برای اینکه یک EDMS قابلیت مدیریت رکوردها را دارا باشند، باید قادر به ارائه دسترسی امن به کاربران ، نگهداری از اسناد و توانایی اجرای دستورالعملهای ذخیره سازی برای تمامی رکوردها باشد.
امروزه هدف اغلب سازمانهای بزرگ و کوچک، مدیریت اسناد بصورت دیجیتالی و حذف کاغذ بازیهای رایج در سازمان می باشد. اما عدم کنترل روی اسناد دیجیتالی در مقیاس بزرگ می تواند سازمان را دچار مشکلاتی همانند سازمانهای کاغذی کند. یک سیستم مدیریت اسناد کارا می تواند نیازهای اشتراک گذاری، همکاری تیمی روی اسناد، ذخیره سازی و آرشیو، ایجاد سطوح دسترسی مناسب و در نهایت حذف اسناد منسوخ شده را برآورده می کند.
پروجان جهت سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یا همان EDMS به شما لیستی از راه حل ها را در سامانه خود ارائه داده است. در این مقاله ما قصد داریم که امکاناتی را که پروجان در سامانه مدیریت اسناد (EDMS) مبتنی بر پلتفرم شیرپوینت در اختیار شما می گذارد را تا حدودی توضیح داده و ویژگی های کلیدی سیستم مدیریت اسناد پروجان را برای شما بازگو کنیم.
شیرپوینت بعنوان یک ابزار سازمانی برای ایجاد همکاری مبتنی بر وب طراحی شده است تا برای شما مکانی امن جهت ذخیره سازی، سازماندهی ، اشتراک گذاری و ایجاد سطوح دسترسی مناسب به اطلاعات را فراهم آورد.
سامانه مدیریت مستندات پروجان به شما در ذخیره سازی اسناد متعدد در یک ساختار مطلوب شامل لیستها و پوشه های تو در تو کمک می کند. این قابلیت سامانه مدیریت مستندات پروجان در جستجو و استفاده مجدد و انجام عملیاتی مطابق با محل قرارگیری اسناد به شما کمک می کند.
سامانه مدیریت مستندات پروجان نه تنها از فرمتهای متداول فایلها مانند docx ، .pdf ، .pptx ، .zip. پشتیبانی می کند بلکه از فرمتهایی مانند odt ، .ods ، .xslb ، .ppsx. نیز پشتیبانی می کند.
شما در سامانه مدیریت مستندات پروجان می توانید اسناد را از طریق انواع device ها با کاربران داخلی و خارج از سازمان به اشتراک بگذارید. کاربران می توانند روی اسناد به اشتراک گذاشته شده بصورت همزمان کار کنند.
شما با استفاده از سامانه مدیریت مستندات پروجان می توانید با همکاران خود بصورت همزمان اسناد Word documents , Excel و PowerPoint را ویرایش نمایید. تمامی ویرایش در یک سند و با ورژن های مختلف ذخیره می شود تا از تکراری بودن اسناد جلوگیری شود.
شما در این سامانه می توانید ورژن های مختلف یک سند را ذخیره سازی کنید و در زمان مناسب نسبت به مشاهده یا بازگردانی هرکدام از این ورژن ها قدام نمایید.
با توجه به قابلیتهای بسیار زیاد سامانه مدیریت مستندات پروجان در زمینه ایجاد امنیت برای اسناد، شما می توانید دسترسی های لازم را به هر یک از کاربرانتان بدهید و اسناد را با کاربران مرتبط اشتراک گذاری کنید.
سامانه مدیریت مستندات پروجان بگونه ای طراحی شده است که به شما امکان می دهد به آسانی و تنها با استفاده از مرورگر از هر مکانی و با استفاده از هر Device مانند کامپیوتر ، موبایل و تبلت به اسناد و فایلهای خود دسترسی داشته باشید.
در سامانه مدیریت مستندات پروجان شما می توانید حتی در صورت قطع ارتباط با شبکه با اسناد خود کار کرده و به آنها دسترسی داشته باشید. بلافاصله پس از برقراری ارتباط با شبکه ، اسناد به نسخه آنلاین خود متصل شده و تغییرات اعمال می شود.
هر سندی که در داخل سامانه مدیریت مستندات پروجان قرار می گیرد، می تواند انواع متادیتاها را بر روی خود ذخیره نماید که همین امر موجب می شود که هنگام جستجو بتوانید بسادگی متادیتای مورد نظر خود را فیلتر کرده و تنها در چند ثانیه به اسناد مورد نظرتان برسید.
هنگامی که شما از سامانه مدیریت مستندات پروجان استفاده می کنید، یافتن اسناد بسیار آسان بوده و در محیطی مانند Search پیشرفته گوگل می توانید تنها با چند کلیک سند مورد نظر خود را پیدا کنید.
این سامانه به شما امکان ایجاد انواع استراتژی های مختلف برای آرشیو اسناد را می دهد و شما می توانید با استفاده از این قابلیت ها براساس طول عمر اسناد و یا رویدادهای ایجاد شده در سازمان ، انواع ساختارهای آرشیو سند را تعریف کرده و آنها را بایگانی نمایید. همچنین از این ساختار می توانید جهت ایجاد سامانه مدیریت دانش سازمانتان بهره ببرید.