در شیرپوینت 2013 با اضافه شدن Office، امکان جدیدی جهت مدیریت حقوقی اطلاعات معروف به IRM اضافه شده است.
این در واقع تکنولوژی دسته بندی فایل که توسط مایکروسافت ارائه شده است که برای کمک به دادن دسترسی و مجوزها ، همچنین حفظ اطلاعات طبقه بندی شده در برابر کپی ، ارسال و یا پرینت توسط افرادی که مجوز انجام اینکار را ندارند ، صورت می پذیرد. شیرپوینت استفاده از IRM را بر روی اسنادی که در کتابخانه اسناد ذخیره شده اند پشتیبانی می کند . با استفاده از IRM شما می توانید کنترل این که کدام کاربران عملیاتی بتوانند چه اقدامی روی سند انجام دهند و مدیریت اوقاتی که در کتابخانه شیرپوینت آنها را باز می کنند ، در دست بگیرید . این برتری در IRM سبب شده تا کاربران بتوانند اسناد را در کامپیوتر خودشان ذخیره کنند تا جاییکه مالک یک سند بتواند اینکه چه کاربرانی به آن سند دسترسی دارند را تعیین کند. از خدمات ما هنگام ایجاد سامانه های مدیریت جلسات ، مدیریت مستندات ، مدیریت دانش ، مدیریت پروژه سازمانیEPM و هوش تجاری آموزش نحوه مدیریت حقوقی اطلاعات مدنظر شما می باشد.
پیش نیازها :
مجوزها در شیرپوینت با استفاده از سیستم احراز هویت در استفاده از خدمات (Active Directory (ADDS صادر می گردد. در صورتیکه (Active Directory (ADDS قابل پیاده سازی نباشد ، یک حساب کاربری مایکروسافت جهت تایید هویت و دادن جواز دسترسی بکار برده می شود .
قبل از استفاده از سیستم IRM برای یک لیست یا کتابخانه ابتدا باید این ویژگی ازطریق Central Adminstration برای سایت شما فعال شود. همچنین آن را بر روی یک سطح اشتراک مانند آفیس 2013 برای سرویس Cloud Office 365 تنظیم نمود.
1- برای فعال نمودن IRM روی کتابخانه ها مدیران حداقل باید دسترسی Design Permision را روی آن کتابخانه بدهند.
2- یک ادمین سرور می بایستی جهت محافظت از سرویس های خود ، نرم افزارهای تعبیه شده برای اینکار را نصب نموده و این نرم افزارها را برای محافظت از هرگونه فایلی که برای سیستم از درجه اهمیت بالایی برخوردار است ، تنظیم نماید. یک محافظ (Protectors) برنامه ایست که رمزگذاری و رمز گشایی فایل های مدیریت حقوقی از یک فرمت فایل خاص را کنترل می کند.
اینجا لیستی از ویژگی های جدید و قدیمی مدیریت حقوقی اطلاعات لیست شده است :
اکر IRM برای کتابخانه فعال شود ، آن را روی تمام فایل های کتابخانه نیز اعمال می کند. به هر حال در لیست آن فقط روی آن فایل هایی که به آن آیتم از لیست پیوست شده اند ، اعمال می شود ، نه در مورد خود آیتم های لیست.
رابط کاربری تنظیمات برای کتابخانه اسناد بسیار آسانتر شده است.
مدیران سایت اکنون می توانند با استفاده از امکانات جدید موارد زیر را به راحتی انجام دهند :
1- ایجاد دسترسی مناسب شامل دسترسی پرینت، اجرای اسکریپت ها یا توانایی نوشتن و کپی کردن در اسناد.
2- توانایی تنظیم تاریخ انقضای سند (تاریخی که دیگر قابل استفاده نخواهد بود)
3- کنترل اینکه آیا سندهایی که از IRM ساپورت نمی کنند می توانند در داخل کتابخانه قرار بگیرند یا نه ؟
4- کنترل بر روی این موضوع که آیا Office Web Apps می تواند برخی از اسناد را باز کند یا نه؟
می تواند اسنادی را که محافظت شده اند را باز کند. این بدان معناست که اگر هر کاربری که دسترسی لازم را دارد ، وارد سیستم شود اگر Office را روی سیستم خود نداشته باشد، می تواند اسناد را با استفاده از Office Web Apps ببیند. توجه کنید که در صورتی که سند محافظت شده باشد ، تنها به حالت فقط خواندنی قابل نمایش است.
مدیران سایت می توانند تنها از طریق انجام یک تنظیم ساده مانع از باز کردن اسناد بصورت Online در یک کتابخانه شوند که این تنظیم در صفحه IRMM موجود است.
مدیران سایت می توانند یک گروه خاص را از Active Directory مشخص کرده و تنها استفاده از کتابخانه اسناد را فقط برای آن گروه در دسترس خواهد بود و هر فردی که سند راا از داخل این کتابخانه دانلود کند می تواند یک کپی از آن به هر فرد دیگری داخل آن گروه ارسال نماید.
بدلیل اینکه در شیرپوینت 2013 ساپورت مناسب تری از اسناد PDF می شود ، اسناد PDF را می توان به نحوی تنظیم نمود که به شکل محافظت شده ای با استفاده از سرویس IRMM مایکروسافت در اختیار کاربران قرار گیرد.
مطالب مرتبط
مدیریت درخواستهای دسترسی و دعوت از کاربران
ویژگی های جدید در مدیریت حقوقی اطلاعات IRM
ایجاد LAYOUT شخصی برای صفحه شخصی
چگونه سطح دسترسی های یک گروه را تغییر دهیم؟
سامانه مدیریت پروژه سازمانیEPM