اگر قصد استفاده از RSS را ندارید، شما می توانید از تغییرات در App های سایتهای شیرپوینتی مورد نظر با تنظیم پیام های هشدار بوسیله دریافت ایمیل های هشدار مطلع شوید. ایجاد این قبیل هشدارها روشی متداول جهت پیگیری تغییراتی است که همکاران شما ممکن است در اسناد و آیتم ها اعمال کنند. شما برای ایجاد هشدار نیاز به مجوز Create Alerts دارید. این مجوز بصورت پیش فرض به گروه اعضای سایت شیرپوینت اعطاء شده است.
جهت ایجاد یک هشدار برای یک App همانند زیر عمل کنید.
1- ابتدا به App مورد نظر که قصد ایجاد هشدار بر روی آن را دارید رفته و از ریبون بالا اگر در کتابخانه هستید بر روی زبانه Library و اگر در لیست هستید بر روی زبانه List رفته و از قسمت Share & Track بر روی دکمه Alert Me کلیک کنید.
2- از این لیست کشویی گزینه Set Alert را انتخاب کنید. پنجره هشدار جدیدی ظاهر میشود. شما می توانید هشدار را برای هر آیتم یا سندی با انتخاب همان آیتم یا سند و کلیک بر روی گزینه Alert Me فعال کنید.
3- سپس در کادر متن هشدار ، نامی برای آن هشدار قرار دهد. سعی کنید هنگامی که عنوان در inbox ایمیل شما پس از ارسال پیام هشدار می نشیند ، برای شما معنا دار باشد (مانند اسناد اصلاح شده امروز-سایت بودجه) درغیر اینصورت هنگام ازدیاد این ایمیلها به مشکل برخورده و راه دیگری برای تشخیص سریع ماهیت این ایمیل ها ندارید.
4- در کادر متنی Send Alerts ، نام سایر افرادی که علاوه بر شما قرار است هشدار را دریافت نمایند را وارد نمایید.
5- در قسمت Delivery Method نحوه دریافت پیام هشدار را وارد کنید که از طریق ایمیل یا SMS این کار صورت پذیرد. البته برای ارسال SMS نیاز به تنظیمات این سرویس دارید.
6- در قسمت Change Type گزینه مد نظرتان را انتخاب کنید. اگر شما مدیریت app را بر عهده دارید ، میبایستی پیامی هشدار را هنگام حذف آیتم ها دریافت نمایید.
7- در قسمت Send Alerts for These Changes ، انتخاب نمایید که پس از وقوع تغییرات شما به چه نحو و چه زمانی این پیام های هشدار را دریافت نمایید.
8- در قسمت When to Send Alerts ، توالی ارسال پیام های هشدار را انتخاب نمایید.
9- برای ایجاد Alerts بر روی Ok کلیک نمایید.
همچنین شما می توانید تمامی پیام های هشدار را بجای اینکه به هر لیست و کتابخانه ای بروید از یکجا مدیریت کنید. برای انجام این کار به سایت مد نظر رفته و مراحل زیر را انجام دهید.
1- به همان لیست یا کتابخانه ای بروید که میخواهید روی آن هشدار تنظیم کنید.
2- در زبانه List در بخش Share & Track از گزینه Alert Me ، گزینه Manage My Alerts را انتخاب کنید.
3- نام مناسبی را برای پیام هشدارتان قرار دهید. در این پنجره نیز شما تمامی گزینه هایی را که در بالا به آنها پرداختیم دارید.
4- برای انجام تغییرات بر روی Ok کلیک کنید و یا برای حذف آنها delete را بزنید.
حذف هشدارهایی که برای خودتان ایجاد شده است ، هشدار سایر کاربران را حذف نمی کند.
