آشنایی با انواع سیاستهای مدیریت اطلاعات

• | پرینت |
•  ایمیل

شیرپوینت سرور 2013 ، سیاستهای مدیریت اطلاعات " Information Management "مخصوص به خود را ارائه کرده که در این پست با این سیاستها آشنا می شویم.

سیاستهای مدیریت اطلاعات در شیرپوینت :

بازیابی(Retention) :

ویژگی Request Policy  به شما مجوز بازیابی اطلاعات در مراحل مختلف کاری طی عملیاتی که در پایان هر مرحله صورت می پذیرد را می دهد. برای مثال شما می توانید برای تمامی اسناد در یک کتابخانه از پیش تعریف شده سیاست دو مرحله بازیابی تعریف کنید به نحوی که تمامی ورژن های سابق یک سند که از ایجاد آنها بیش از یکسال میگذرد را پاک کند و اسنادی را که پنج سال از عمرشان گذشته است را شناسایی کند.

عملیاتهایی که در پایان هر مرحله ممکن است رخ دهد به قرار زیر میباشند :

انتقال Item به بازیافت

حذف دائمی اسناد

انتقال Item به یک موقعیت دیگر

شروع یک گردش کار

پرش به مرحله بعدی

معرفی Item بعنوان یک رکورد

حذف تمام پیش نویس های قبلی Item

حذف تمام ورژن های قبلی Item

گزارش گیری (Auditing) :

ویژگی Auditing Policy وظیفه ثبت سوابق و فعالیتهایی که کاربر روی اقلام کتابخانه و لیست انجام داده است را بر عهده دارد. شما می توانید تنظیمات ثبت سوابق Auditing را برای یک یا همه موارد زیر فعال نمایید:

ویرایش یک سند یا  Item

مشاهده یک سند یا  Item

حذف یک سند یا  Item

کنترل خروج و ورود یک سند

کنترل مجوزها برای یک سند یا Item

از خدمات ما هنگام ایجاد سامانه های مدیریت جلسات ، مدیریت مستندات ، مدیریت دانش ، مدیریت پروژه سازمانی EPM و هوش تجاری ایجاد داشبوردهای حرفه ای با کارکردی ساده جهت مدیریت صحیح بر اطلاعات و تصمیم سازی درست و به موقع می باشد.

برچسب گذاری (Labeling) :

ویژگی Labeling POLICY با توجه به نوع سند یا آیتم لیست یک برچسب به آن پیوست می کند. متن این برچسب ها برای شیرپوینت سرور 2013 قابل جستجو هستند. برای مثال در یک شرکت حقوقی یک سند مرتبط با موضوع حقوقی می تواند شامل یک برچسب دربردارنده نام کارمند ، شماره پرونده و وکیل اختصاص داده شده به موضوع باشد . برچسب گذاری مخصوصا در نسخه های چاپی سند ، راهی برای نمایش مشخصات سند می باشد.

بارکد (Barcode):

ویژگی Barcode Policy شما را قادر به پیگیری نسخه فیزیکی از یک سند با ایجاد یک شناسه منحصر بفرد برای سند و قرار دادن مقدار بارکد در داخل سند می کند. بصورت پیش فرض بارکدها با کد رایج  استاندارد (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) همخوانی دارند و شما می توانید از سایر استانداردها برای ایجاد بارکد در این قسمت استفاده کنید.

 پست مرتبط :

 ویژگی های جدید در مدیریت حقوقی اطلاعات IRM