ستون های محاسباتی جهت ایجاد خودکار داده ها در شیرپوینت 2016 بسیار قدرتمند می باشند. استفاده از این ستون ها خیلی هم دشوار نیست. وب به فرمولهای بسیار کارا جهت استفاده از این ستون های محاسباتی مجهز شده است. برخی از کاربردهای رایج در این زمینه عبارتند از :
1- اضافه کردن روز به ستون Date جهت محاسبه فرصت انجام یک فعالیت و یا انقضاء یک فعالیت
2- اضافه کردن ستون های نوع Number یا Currency جهت دستیابی به مجموع آنها
3- استفاده از تابع Me جهت افزودن نام کاربر به یک فیلد بطور خودکار
جهت ایجاد یک ستون محاسباتی همانند زیر عمل کنید :
1- یک ستون نوع محاسباتی از گزینه های Name and Type از کادر Create Column انتخاب کنید. تنظیمات دیگر ستون بیانگر نوع و نحوه محاسبات انجام شده در آن است.
2- با استفاده از syntax مناسب فرمول مورد نظر خود را در قسمت مربوطه وارد کنید. در صورتیکه محاسبات شما شامل ستون های دیگر موجود در لیست یا کتابخانه می باشد، نام آن ستون را در داخل براکت وارد نمایید.
3- نوع مناسب خروجی را در مقدار بازگشتی این ستون انتخاب نمایید. توجه کنید که تمامی مقادیری که بعنوان ستون های ورودی انتخاب می شوند، می بایستی با فرمول شما همخوانی داشه باشند. بعنوان مثال در صورتیکه شما دو تارهم کسر نمایید، خروجی حاصل از نوع عدد خواهد بود و بیانگر فاصله زمانی بین دو تاریخ و در واحد روز خواهد بود.
در صورتیکه فیلد انتخابی شما از داخل لیست یا کتابخانه دیگری باید انتخاب شود، بهتر است از ستون نوع LOOKUP استفاده گردد. شیرپوینت با معرفی این ستون در واقع مدلی همانند دیتابیس های رابطه ای ارائه کرده است. می توانید این گونه تصور کنید که تمامی دیتاها که در داخل لیست یا کتابخانه شما قرار می گیرند، از اطلاعات موجود در سایر لیست ها و کتابخانه ها تغذیه می شوند. برای مثال درصورتیکه شما لیستی از قطعات سخت افزاری کامپیوتر داشته باشید، اطلاعات فیلد LOOKUP شما، می تواند شامل نوع سخت افزار ، قرارداد نگهداری و محل دپارتمان باشد. مثال دیگر می تواند بدین صورت باشد که شما لیست اطلاعات مشتریان تنها با یک فیلد ایجاد کنید که در آن نام مشتریان قرار گیرد. سپس در داخل لیست اطلاعات سفارشی فیلد نام مشتری را به لیست اول متصل کنید و در نهایت هنگامی که شما اطلاعات سفارش را وارد می کنید، از داخل این فیلد، اطلاعات مشتری را وارد می کنید. در صورتیکه اطلاعات یکی از مشتریان را در لیست اول تغییر دهید، این اطلاعات در لیست دوم به شکل کاملا خودکار تغییر یابد. همچنین شما می توانید این اطلاعات را به شکل گزینه ای برای افراد جهت انتخاب قرار دهید. مثال زیر سناریویی را نمایش می دهد که در آن اطلاعات مربوط به مشتری و فروش های مربوطه در داخل یک لیست ذخیره شده و از داخل لیست دیگر قابل فراخوانی است.