تنظیمات VERSIONING در شیرپوینت 2016 نسبت به سایر نرم افزارهایی که از این قابلیت پشتیبانی می کنند، بسیار پیشرفته تر است. تنظیمات موجود در قابلیت VERSIONING اغلب نیازها را در حیطه مدیریت اسناد و مدیریت محتوا را پوشش می دهد. امکانات جدیدی که در زمینه مدیریت اسناد در شیرپوینت 2016 در اختیار شما قرار می گیرد، شامل Approval ، Versioning ، Check Out Requirement و ... می باشند و البته برخی از این امکانات مانند Approval و Versioning بصورت پیش فرض در سایت شیرپوینت 2016 شما فعال نیستند.
دلیل اینکه قابلیت Versioning بصورت پیش فرض غیرفعال است، این است که حجم دیتابیس را بشدت افزایش می دهد. هر باری که یک ورژن جدید از یک سند ایجاد می شود، بسته به نوع فایل حجمی را در دیتا بیس اشغال می کند. با این حال این قابلیت برای بعضی از کسب و کارها ضروری است. بنابراین توصیه می شود که از این ویژگی استفاده کنید.
نکته : اگر می خواهید که این گزینه برای شما فعال باشد، در زمان ایجاد سایت ، می بایستی سایت خود را از نوع publishing ایجاد کنید.
قبل از استفاده از این گزینه ها ، مطمئن شوید که فرایندهای کسب و کارتان را بطور کامل می شناسید. اگر فرایند تایید اسناد داخل شیرپوینت اتفاق نمی افتاد، شما نیاز به فعالسازی تایید سند ندارید. اگر اسناد شما از نوع تصویر می باشد، شما شاید نیازی به فعالسازی Versioning نداشته باشید. همچنین اگر سوابق نگارشی سند بای شما مهم نیست و یا شما نمی خواهید به نگارش های قبل تر برگردید، اصلا نیازی به فعالسازی این گزینه ندارید.
نکته : جهت استفاده بهتر از این قابلیت شما می توانید از چندین کتابخانه Document Library براساس نیازهایتان استفاده کنید. برای مثال اگر شما تعداد یکصد عدد سند دارید و تنها در پنج تای آنها نیاز به حفظ سوابق نگارشی دارید، خب کتابخانه ای مجزا مختص به همانها ایجاد کنید و قابلیت Versioning را تنها روی این کتابخانه فعال کنید.
استفاده نادرست از قابلیت Versioning می تواند تبدیل به بدترین ویژگی مدیریت اسناد در شیرپوینت بشود. Versioning یک مکانیزم حفاظتی بسیار مفید است تا در صورت لزوم بتوانید به هر یک از سوابق نگارشی دلخواه برگردید. نسخه ها در شیرپوینت ، کپی های مختلف یک سند در فواصل مختلف زمانی بعد از هر تغییری در سند می باشد.
نکته : شما می توانید ستون Versioning را در نمای خود اضافه کنید تا کاربران سوابق نگارشی اسناد را نیز مشاهده کنند. در غیر اینصورت شما مجبور هستید در نامگذاری اسناد، شماره نسخه سند را نیز بیاورید.
جهت ایجاد تغییرات در تنظیمات Versioning مطابق زیر عمل کنید :
1- به تنظیمات لیست و یا کتابخانه بروید و بر روی Versioning Settings کلیک کنید.
تنظیمات Versioning شامل بخش های Content Approval ، Document Version History ، Draft Item Security و Require Check Out (تنها برای کتابخانه) می باشد.
2- سپس شما باید تصمیم بگیرید که آیا می خواهید تایید موارد داخل شیرپوینت الزامی باشد یا نه؟
آیتم هایی که هنوز مورد پذیرش واقع نشده اند، برای اعضای سایت یا مشاهده کنندگان قابل رویت نمی باشند. شما می توانید تعیین کنید که این آیتم های draft را چه اشخاصی می توانند ببینند.
3- در بخش Document Version History بر روی دکمه ای که مشخص کننده فعالیت قابلیت Versioning است، کلیک کنید. در اینمرحله شما می توانید نسخه های اصلی و فرعی برای اسناد خود ایجاد نمایید و همچنین تعداد این نسخ را با توجه به نیازتان تعیین نمایید. مقدار پیش فرض برای این گزینه به شکل غیر فعال است. همچنین شما می توانید با تشخیص خود، هرکدام از گزینه های اصلی یا فرعی را غیرفعال نمایید. دقت کنید که درصورتیکه نسخه فرعی را غیرفعال می کنید، شماره نسخ شما به شکل عدد صحیح می باشد.
4- در قسمت پایین این فرم شما می توانید مشخص کنید که چه افرادی می توانند آیتم های draft را مشاهده کنند؟ این قسمت تا زمانیکه شما آن را فعال ننمایید، به شکل غیرفعال باقی می ماند. برای فعال سازی آن شما سه گزینه پیش رو دارید که این گزینه ها شامل اشخاص دارای دسترسی ویرایش، مشاهده کنندگان و تایید کنندگان می باشد.
5- مشخص کنید که آیا کاربران می توانندبرای ویرایش آیتم آن را بدون تحویل گرفتن ویرایش نمایند یا نه؟ با وجود اینکه انتخاب این گزینه ممکن است کمی کار شما را کند نماید، ولی با فعال سازی آن می توانید از ویرایش همزمان آیتم ها توسط چند کاربر جلوگیری کنید. همچنین می توانید ستون مربوط به Check Out کردن آیتم را جهت سهولت کاربر در نمای خود فعال نمایید.
6- بر روی Ok کلیک کنید تا تنظیمات Versioning شما انجام شود.هنگامی که یک آیتم را در داخل یک کتابخانه مشاهده می کنید، شما می توانید با استفاده از منوی کنار آیتم، وضعیت آن را تغییر دهید و آن را به حالت check out/check in در آورید.
همچنین می توانید آن را approve کنید. البته این گزینه زمانی ظاهر می شود که بر روی کتابخانه شما فعال شده باشد. همچنین می توانید با انتخاب گزینه Discard Check Out تغییرات قبلی خود را از زمان Check Out کردن باطل نمایید.
