مدیریت متادیتای شیرپوینت از طیف وسیعی از متادیتاها از taxonomy تا folksonomy را پشتیبانی می کند. شما می توانید taxonomy ها را با استفاده از managed termها و term setها پیاده سازی کنید. همچنین می توانید از enterprise keywordها و social tagging که کاربران را قادر به tag زدن روی محتویات با استفاده از کلمات کلیدی که انتخاب می کنید، استفاده کنید.
علاوه بر اینها، متادیتاها باعث انعطاف بیشتر سامانه های مبتنی بر شیرپوینت می شوند. شما قادر به ایجاد ساختارهای متنوعی با کنترلرهای متعدد با استفاده از متادیتا خواهید بود. برای مثال شما می توانید :
- کنترل ها سراسری را در سطح سایتها اعمال کنید و یا در سطح Local جهت یکسری سایتهای خاص
- term setها را جهت مشارکت کاربران باز کنید و یا ببندید.
- با استفاده از enterprise keywordها و social tagging به همراه managed termها استفاده کنید و یا نکنید.
سامانه های شیرپوینت ، سازمانها را قادر به تلفیق مزایای taxonomy های رسمی و مدیریت شده بهمراه مزایای social tagging با روشهای شخصی سازی شده می نماید.
دیاگرام زیر نشان می دهد که چگونه نیازمندیهای متفاوت در سطوح مختلف scope و control استفاده میشوند:
1- قابلیت استفاده مداوم از metadata :
قابلیت managed metadata در سامانه های شیرپوینت شما را قادر به کنترل نحوه افزودن metadata به محتوا توسط کاربران می کنند. برای مثال با استفاده از term set ها و managed term ها شما می توانید اینکه هر کاربری از چه term هایی می تواند استفاده کند را کنترل کنید و همچنین اینکه کدامیک از کاربران بتوانند term های جدید اضافه کنند را دسترسی بدهید. همچنین می توانید enterprise keyword ها را در یک لیست مشخص با استفاده از Keywords term set ها ببندید.
2- قابلیت جستجوی بهبود یافته محتویات :
هنگامی که محتویات سازمان در کل سایتها دارای متادیتاهای یکپارچه است، یافتن اطلاعات کسب و کار با استفاده از Search بسیار راحتتر می شود. قابلیتهای Search مانند استفاده از پنل refinement که در سمت چپ نتایج جستجو نمایش داده می شود، کاربران را قادر به فیلتر کردن نتایج جستجو براساس متادیتاها می کند.
3- راهبری metadata برای لیستها و مخازن :
راهبری از طریق metadata ها ، کاربران را قادر به ایجاد نماهایی از اطلاعات بصورت داینامیک و براساس فیلدهای metadata خاص می کند. بنابراین کاربران با استفاده از پوشه ها و refine کردن نتایج با ایتفاده از Key Filter های اضافی می توانند به مخزن مورد نظر بروند.
4- افزایش انعطاف پذیری :
Managing metadata ، حفظ و انطباق metadata های تان با نیازمندی های در حال توسعه سازمانتان را برای مدیران راحتتر می کند. شما می توانید به سادگی term set ها را بروزرسانی کنید.
