مقالات مدیریت ارتباط با مشتری جریان فرآیند کسب و کار در در نرم افزار مایکروسافت CRMیک جریان فرآیند کسب و کار (Business Process Flow= BPF) در Microsoft Dynamics CRM ابزاری برای کمک به جهت دهی به کاربران در راستای فرایندهای کسب و کار در داخل سیستم است. جریان فرآیند کسب و کار نمایانگر فرایندهای کسب و کار شما می باشد و به شکل شماتیک در بالای فرم های شما نمایش داده می شود.
یک جریان فرآیند کسب و کار متشکل از مراحل (Stages) و گام ها (Steps) می باشد. هر Stage شامل چندین گام می شود. در جریان فرآیند کسب و کار، کاربران اینکه در چه مرحله ای هستند و یا چه گام هایی باید برای تکمیل این مرحله بردارند را مشاهده کنند. جریان فرآیند کسب و کار شما را قادر می سازد تا کاربران را به سمت انجام فعالیتهای مشخصی قبل از تکمیل فرایند راهنمایی کنید و اگر نیاز باشد شما می توانید به کاربران اجازه دهید که از یک مرحله به مرحله ای دیگر وارد شوند. این مراحل برای ماهیت های فعلی سیستم و یا ماهیت های شخصی سازی شده در دسترس شما قرار دارد. علاوه بر این هر ماهیت سیستم می تواند برای خود چندین جریان فرآیند کسب و کار داشته باشد. این جریان فرآیند کسب و کار به شدت قابلیت شخصی سازی شدن داشته و می توانند با نیازهای سازمان شما هم راستا شوند. یکی از موارد مهمی که می بایستی به هنگام کار با این BPF ها بخاطر داشته باشید، این است که آنها فرایندهای اتوماتیک نیستند و تنها برای هدایت کاربران در جهت تکمیل فرایندها بکار می روند.
نرم افزار Microsoft Dynamics CRM جریان فرآیند کسب و کارهای مختلفی را دارا می باشد. برای مشاهده یک لیست از جریان فرآیند کسب و کار موجود می توانید وارد منوی تنظیمات شده و بر روی Proccess کلیک نمایید. سپس نمای خود را بر روی business process flows تنظیم نمایید.
برای نمایش این مطلب که چگونه جریان فرآیند کسب و کار در نرم افزار مایکروسافت CRM مورد استفاده قرار می گیرند بر روی فرایند تبدیل Lead به Opportunity Sales Process تمرکز می کنیم. به دلیل اینکه ورودی اصلی این فرایند Lead های فروش هستند، این فرایند با ایجاد Lead ها آغاز می شود. هنگامی که شما یک Lead جدید ایجاد می کنید، این جریان فرایند در بالای فرم شما نمایش داده می شود.
در برخی موارد کاربران ممکن است ترجیح دهند از جریان فرایندی که برای آنها نمایش داده می شود، استفاده نکنند و مطابق دانش خود فعالیت های لازم را انجام دهند. در اینجا می توانند برای عدم نمایش جریان فرایند از فلشی که در زیر این قسمت وجود دارد استفاده نموده و این جریان فرایند را از حالت نمایش خارج نمایند.
پس از این کاربر می تواند بر روی مورد نمایش داده شده کار کند و دیگر قسمت مربوط به جریان فرایند نمایش داده نمی شود.
کاربران همچنین می توانند بر روی دکمه Proccess در نوار ابزار کلیک کنند، تا فرایند متفاوتی را انتخاب نمایند. این مورد فقط زمانی اتفاق می افتد که فرایند کسب و کار دیگری برای قسمتی که در آن کار می کنیم تعریف شده باشد و دسترسی امنیتی کاربر به او اجازه دسترسی به این مورد را بدهد و یا کاربر اجازه داشته باشد که فرایند را بطور کامل متوقف کند. در این حالت تمام فرایند به رنگ خاکستری در می آید. فرایندهای متوقف شده هر زمانی که لازم باشد می تواند از طریق گزینه Reactivate دوباره فعال شود و اطلاعات ذخیره شده در آنها نیز پاک نمی شوند.
فرآیند کسب و کار متشکل از Stage های گوناگونی هستند. در اینجا شما می توانید مشاهده کنید که اولین Stage با عنوان Qualify و Stage های بعدی به ترتیب با نام های Develop ، Propose و Close تعریف شده اند. شما می توانید انتخاب کنید که کدام یک از Stage ها فعال است و همچنین تایمری در کنار تصویر وجود دارد که به شما نشان میدهد چه میزان زمان در این Stage صرف گردیده است.
در داخل هر Stage ، Step های مختلفی تعریف می شودکه کاربر می بایستی قبل از رفتن به Stage بعدی آنها را طی نماید. برخی از این گام ها ممکن است به شکل پر کردن فیلدهای اطلاعاتی تعریف شوند. پس از پر کردن این فیلدها می توانید بر روی دکمه Next Stage کلیک کنید تا به Stage بعدی بروید. البته اگر شما فیلدهای ضروری را پر نکرده باشید ممکن است Stage های بعدی را به شکل قفل شده به شما نمایش دهد. بعنوان مثال شما می بایستی در این فرایند وضعیت Lead خود را به حالت Qualify یا Disqualify در آورید تا بتوانید به Develop stage منتقل شوید.
هنگامی که شما یک Lead را در نرم افزار مایکروسافت سی آر ام ، Qualify می کنید به صورت خودکار به Develop stage منتقل می شوید و مشاهده می کنید که اکنون در یک موقعیت کاملا متفاوت قرار گرفته اید.
در مراحل بعدی کاربر با تکمیل گامهای مختلف به stage های بعدی می رود تا در نهایت فرایند را تکمیل کند. همچنین مایکروسافت CRM فرایندهای کسب و کار مختلفی دارد که به شکل پیش فرض تعریف شده و شما می توانید از آنها در داخل سامانه های خود استفاده کنید.
جریان فرآیندهای کسب و کار مانند یک دستور العمل برای کاربران در یک کسب و کار می باشد. در نرم افزار Dynamics CRM این جریان ها می توانند برای راهنمایی کاربران در زمان اجرای فرایندهای پیچیده استفاده شوند تا از این طریق با آنها ارتباط برقرار کرده و رابط کاربری مناسبی را ایجاد کنند. همانند ورژن های قبلی این نرم افزار فرایندهای مختلف می توانند برای یک نوع رکورد خاص در دسترس باشند و بسته به نقش امنیتی کاربر یکی از آنها مورد استفاده قرار گیرد.
شرایطی ایجاد می شود که فرایند مد نظر شما به شکل خطی نمی باشد. برای مثال فرض کنید که یک فروشنده خودرو فرایندهای مختلفی را در نظر داشته باشد. اگر مشتری وی به دنبال یک خودروی جدید باشد و یا یک خودرو دست دوم بخواهد بخرد، جریان فرایند کسب و کار به مدیر اجازه می دهد که با استفاده از شرط If ، Stage های مختلفی را در داخل فرایند بسته به اطلاعاتی که در Stage های قبلی ثبت شده است ، پیش روی کاربر قرار دهد. همچنین می توان چندین Stage را در یک جریان فرایند ادغام کرد. تمامی روابط ذکر شده به راحتی و از طریق یک رابط کاربری قابل تعریف باشد. شما می توانید جریان فرایندهای کسب و کار خود را ایجاد نمایید و یا آنها را از داخل فرایندهای مختلف فراخوانی کنید.
مدیران سیستم می توانند از طریق برنامه نویسی ، جریان فرایندهای کسب و کار را بروز رسانی کنند و از این طریق مواردی همچون انتقا به Stage بعد و یا پرش از روی یک Stage را تنظیم کنند. همچنین می توانند بطور کلی جریان فرایند مورد نظر خود را تغییر دهند. این گزینه ها باعث کاهش کلیک های مورد نیاز کاربران می شود و در نهایت موجب ایجاد تجربه کاربری راحت تری از CRM می شود.
پست مرتبط :
توسعه WORKFLOW در شیرپوینت دیزاینر و VISIO
مزایای داشبوردها در هوش تجاری و فرآیند تصمیم گیری
طراحی پرتالهای اینترنت و اینترانت
سامانه درخواست مرخصی و ماموریت
